Kamu İhalelerinde Aşırı Düşük Teklif ve Açıklama Süreci

Kamu ihalelerinde teklifiniz, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre belirgin biçimde düşükse aşırı düşük teklif kapsamında değerlendirilebilir. Kural olarak teklif hemen reddedilmez; önce sizden yazılı açıklama istenir.

Ancak bir istisna vardır ve çoğu istekli bunu bilmez: belirli ihalelerde idare, sınır değerin altındaki teklifleri açıklama istemeksizin doğrudan reddetme seçeneğini tercih edebilir.

Bu yazı konuyu madde numaralarıyla ele alır: 4734 m.38’in metni ve süreç, üç değerlendirme başlığı, Kurumun sınır değer belirleme yetkisi, dokümandaki iki seçenek, alım türlerine göre farklar ve açıklama dosyasının zorunlu içeriği.

1) Hükmün Metni (4734 m.38)

İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

Dördüncü satır uygulamada belirleyicidir: sorgulama, teklifin tamamına değil komisyonun önemli gördüğü bileşenlere yöneliktir. Açıklamanın da bu bileşenlerle sınırlı ve onlara odaklı olması gerekir.

Altıncı satır ise dikkat gerektirir: süre kanunda sabit değildir; komisyon belirler. Bu nedenle sorgulama yazısı ulaştığında ilk yapılacak iş, verilen süreyi tespit etmektir.

2) Üç Değerlendirme Başlığı

Komisyon, açıklamayı üç başlık altında değerlendirir.

Kanun bu üç başlığı “gibi hususlarda” diyerek sayar; dolayısıyla sayım örnekleyicidir. Bununla birlikte açıklamanın bu başlıklardan biriyle ilişkilendirilmesi, değerlendirmeyi kolaylaştırır.

Alım türüne göre uyarlama

Aynı şekilde üçüncü başlık da alım türüne göre “teklif edilen malın“, “teklif edilen hizmetin” veya “teklif edilen işin” özgünlüğü biçiminde uygulanır.

3) Değerlendirmenin Sonucu

Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Üçüncü satır kesindir: süresinde açıklama sunulmaması, tek başına ret sebebidir. Bu nedenle sorgulama yazısına mutlaka ve süresinde cevap verilmelidir.

4) Sınır Değer ve Kurumun Yetkisi

Maddeye 20/11/2008 tarihli ve 5812 sayılı Kanunun 12 nci maddesiyle eklenen fıkra, uygulamanın çerçevesini Kuruma bırakmıştır.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.

Bu yetki uyarınca ayrıntılar Kamu İhale Genel Tebliğinde ve uygulama yönetmeliklerinde düzenlenmiştir. Dolayısıyla sorgulama süreci yalnızca Kanuna değil, Tebliğ hükümlerine göre de yürütülür.

5) Dokümandaki İki Seçenek

Bu, yazının en kritik bölümüdür: her ihalede açıklama istenmez.

Yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan ihalelerde, idare tarafından aşağıdaki iki seçenekten biri seçilerek ihale dokümanı buna göre düzenlenir.

İkinci seçenek tercih edilmişse, sınır değerin altındaki teklif hiçbir açıklama fırsatı verilmeden reddedilir. Bu, isteklinin savunma imkânının bulunmaması demektir.

Son satır bu bölümün pratik çıktısıdır: dokümanda ikinci seçenek tercih edilmişse, sınır değerin altında teklif vermek doğrudan elenme anlamına gelir.

Bu nedenle teklif fiyatı belirlenirken, dokümandaki bu hükmün mutlaka okunması gerekir. Doküman incelemesi için doküman itirazı ve zeyilname incelememize bakabilirsiniz.

6) Alım Türüne Göre Farklar

Üçüncü satır sıkça sorulan bir soruyu yanıtlar: mal alımlarında aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması zorunlu değildir. Kanun, komisyona “diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre” tespit yetkisi verir; bu bir takdir yetkisidir.

Ancak bu takdir de sınırsız değildir: Kanunun temel ilkelerine uygun ve eşit muamele gözetilerek kullanılmalıdır. Aynı ihalede bazı isteklilere sorgulama yapılıp bazılarına yapılmaması tartışma doğurur.

7) Açıklama Dosyasının Zorunlu İçeriği

Kamu İhale Genel Tebliği, açıklamanın nasıl yapılacağını ayrıntılı biçimde düzenler.

Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamada, sorgulamaya konu iş kalemlerine ve gruplarına ilişkin analizler ile bu analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

Dayanak belge türleri

Belgelerin usulüne uygun düzenlenmesi kritiktir: fiyat tekliflerinin şekil şartlarına uygun olmaması, tek başına açıklamanın yetersiz bulunmasına yol açabilir.

Maliyet avantajının açıklanması

Tebliğ, ikinci ve üçüncü başlıklara ilişkin açıklamalar için ek bir şart öngörür:

Teknik çözümler, yapım işinin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya yapım işinin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; belirtilen çözüm, avantajlı koşul ve özgünlük sayesinde elde edilen maliyet avantajı açıklanmalıdır.

Bu, açıklamanın iki aşamalı olmasını gerektirir:

İkinci aşama sıkça atlanır: “kendi makine parkımız var” veya “üretici firmayız” demek yetmez; bunun teklif fiyatına sayısal olarak nasıl yansıdığı gösterilmelidir.

Sayısallaştırılmamış avantaj iddiaları, değerlendirmede karşılık bulmayabilir.

8) Açıklama Dosyasının Kurgusu

Süre kısa olduğundan dosyanın yapısı önceden belirlenmiş olmalıdır.

İkinci bölüm en çok hata yapılan yerdir: sorgulama yazısında sayılan kalemlerin hiçbiri atlanmamalıdır. Bir kalemin açıklanmaması, o kalem bakımından açıklamada bulunulmamış sayılmasına yol açabilir.

Dördüncü bölümde ise eşleştirme önemlidir: hangi belgenin hangi analize dayanak oluşturduğu açıkça gösterilmelidir. Dosyaya toplu hâlde eklenen ve analizle ilişkilendirilmemiş belgeler, değerlendirmeyi güçleştirir.

Analizde gösterilecekler

İkinci satır bakımından bir sınır vardır: işçilik bedelinin ilgili mevzuattaki asgari yükümlülüklerin altında gösterilmesi, açıklamanın yetersiz bulunmasına yol açar.

Beşinci satır ise sıkça atlanır: kâr oranının sıfır veya negatif gösterilmesi tek başına ret sebebi olmamakla birlikte, teklifin gerçekçiliği bakımından ayrıca değerlendirilir.

Fiyat teklifi alınırken

Bu beş husustan herhangi birindeki eksiklik, belgenin dikkate alınmamasına ve buna bağlı olarak açıklamanın o kalem bakımından yetersiz kalmasına yol açabilir.

9) Sorgulamanın Usulüne İlişkin İtirazlar

Açıklamanın esası kadar, sorgulamanın usulü de denetlenebilir.

İkinci satır önemli bir usul güvencesidir: sorgulama yazısında hangi bileşenlerin açıklanmasının istendiği belirli olmalıdır. Genel ifadelerle yapılan sorgulama, isteklinin savunma imkânını daraltır.

Beşinci satır ise teknik bir denetim alanıdır: sınır değer hesabındaki bir hata, isteklinin gereksiz yere sorgulanmasına veya haksız yere elenmesine yol açabilir.

Başvuru yolu ve süre

Süreler gün bazında işlediğinden, kesinleşen ihale kararının bildirimi alındığında hemen hareket edilmesi gerekir.

10) Aşırı Düşük Teklifin İki Yönü

Bu kurum, isteklinin durumuna göre iki farklı işlev görür.

İkinci satır sıkça göz ardı edilir: aşırı düşük teklifi kabul edilen bir rakibin açıklamasının yetersiz olduğu iddiası da itirazen şikâyete konu edilebilir.

Bu nedenle ihale sonucu bildirildiğinde, yalnızca kendi durumunuz değil ihale üzerinde bırakılan isteklinin süreci de değerlendirilmelidir.

Ancak burada bir bilgi sınırı vardır: rakip açıklamasının içeriğine erişim her zaman mümkün olmayabilir. Bu hâlde iddia, süreçten görülebilen unsurlar üzerinden kurulmalı ve Kurumdan inceleme talep edilmelidir.

11) Teklif Fiyatı Belirlenirken

Aşırı düşük sorgusuyla karşılaşmamanın veya karşılaşıldığında hazırlıklı olmanın yolu, teklif aşamasında başlar.

Beşinci adım, sürecin en verimli hazırlığıdır: sorgulama yazısı geldikten sonra sıfırdan analiz hazırlamak, kısa sürede güç olur. Analizlerin teklif hazırlığı sırasında oluşturulması, sonradan yalnızca derlenmesini gerektirir.

Altıncı adım ise tarih uyumu bakımından önemlidir: ihale tarihinden çok önce alınmış fiyat teklifleri, güncellik bakımından tartışmaya açık hâle gelebilir.

İkinci seçenek uygulanıyorsa

İkinci satır bu seçeneğin doğurduğu belirsizliği gösterir: sınır değer, geçerli tekliflere göre hesaplandığından teklif verilirken kesin olarak bilinemez.

Bu belirsizlik, ikinci seçeneğin uygulandığı ihalelerde fiyat stratejisini doğrudan etkiler: açıklama imkânı bulunmadığından, sınır değerin altına düşme riski hesaba katılmalıdır.

Birinci seçenek uygulanıyorsa

Birinci satır, iki seçenek arasındaki temel farkı özetler: burada sınır değerin altında kalmak elenme anlamına gelmez; savunma imkânı doğurur.

Bu nedenle isteklinin fiyat stratejisi, dokümandaki seçeneğe göre farklı kurulmalıdır. Aynı fiyat, bir ihalede sorgulanmayı, diğerinde doğrudan elenmeyi doğurabilir.

Kayıt düzeni

• Maliyet analizlerini teklif dosyasıyla birlikte saklayın.
• Fiyat tekliflerinin asıllarını muhafaza edin.
• Piyasa araştırması kayıtlarını tutun.
• Kendi üretim ve stok verilerinizi belgelendirin.
• Makine parkı ve amortisman kayıtlarını hazır bulundurun.

Bu kayıtlar yalnızca aşırı düşük sorgusu bakımından değil, sözleşme aşamasındaki fiyat farkı ve hakediş tartışmalarında da kullanılabilir.

12) Elektronik İhalede Aşırı Düşük

Elektronik ortamda yürütülen ihalelerde de aynı esaslar geçerlidir; ancak sürecin işleyişinde bazı farklar bulunur.

İkinci satır kritik bir sonuç doğurur: bildirimin sisteme düşmesi süreyi başlatabileceğinden, sistemin düzenli takibi zorunludur.

Beşinci satır ise teknik bir risk içerir: süre sonunda sistem üzerinden yükleme yapılamaması, açıklamada bulunulmamış sayılma sonucunu doğurabilir. Bu nedenle yükleme son ana bırakılmamalıdır.

Dosya hazırlığında dikkat edilecekler

Üçüncü satır değerlendirmeyi doğrudan etkiler: belgelerin hangi analize karşılık geldiği anlaşılmıyorsa, açıklama eksik değerlendirilebilir.

EKAP süreçleri hakkında ayrıntı için EKAP rehberimize bakabilirsiniz.

Sistem kaynaklı sorunlar

Bu tür sorunlarda ispat yükü büyük ölçüde istekli üzerindedir. Bu nedenle işlem sırasında alınan kayıtlar belirleyici olur.

Elektronik ortamdaki bir aksaklık nedeniyle açıklamanın sunulamaması hâlinde, durumun zamanında ve belgeli biçimde idareye bildirilmesi, sonraki itiraz sürecinde dayanak oluşturur.

Buna karşılık süre dolduktan sonra yapılan bildirimlerin sonuç doğurma ihtimali düşüktür; bu da yüklemenin erken yapılmasının bir başka gerekçesidir.

13) Sık Yapılan Sekiz Hata

• Dokümandaki seçeneği okumamak. İkinci seçenek tercih edilmişse açıklama fırsatı verilmez.
• Süreyi kaçırmak. Açıklamada bulunmama tek başına ret sebebidir.
• Sorgulanan bileşenlerin dışına çıkmak. Açıklama, komisyonun önemli gördüğü bileşenlere odaklanmalıdır.
• Analiz sunmamak. Tebliğ, iş kalemlerine ilişkin analizleri zorunlu kılar.
• Dayanak belge eklememek. Analizler belgelerle desteklenmelidir.
• Avantajı sayısallaştırmamak. Elde edilen maliyet avantajı açıklanmalıdır.
• Fiyat tekliflerinin şeklini önemsememek. Usule aykırı belge sonuç doğurmaz.
• Mal alımında sorgulama beklemek. Bu alımlarda sorgulama komisyonun takdirindedir.

14) Kontrol Listesi

• İdari şartnamedeki aşırı düşük hükmünü teklif öncesi okuyun.
• Hangi seçeneğin uygulandığını belirleyin.
• Teklif fiyatınızı buna göre planlayın.
• Sorgulama yazısı gelirse önce süreyi tespit edin.
• Sorgulanan bileşenleri tek tek listeleyin.
• Her bileşen için analiz hazırlayın.
• Dayanak belgeleri usulüne uygun temin edin.
• Maliyet avantajını sayısal olarak gösterin.

İhale sürecinin diğer aşamaları için doküman itirazı ve zeyilname, yeterlik kuralları (m.10), ihale dışı bırakılma, bütün tekliflerin reddi (m.39) ve ihaleye katılamayacak olanlar (m.11) incelemelerimize, itiraz yolu için itirazen şikâyet süreci yazımıza ve genel çerçeve için İdare Hukuku Rehberimize bakabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Aşırı düşük teklif nedir?

4734 m.38 uyarınca ihale komisyonunun, teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit ettiği tekliflerdir.

Aşırı düşük tespiti doğrudan ret anlamına gelir mi?

Kural olarak hayır. Kanun, bu teklifleri reddetmeden önce belirlenen süre içinde teklif sahiplerinden açıklama istenmesini öngörür. Ancak bunun bir istisnası vardır.

Komisyon neyi sorar?

Teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları. Sorgulama teklifin tamamına değil, komisyonun önemli gördüğü bileşenlere yöneliktir.

Açıklama süresi ne kadar?

Kanunda sabit bir süre yoktur; komisyon belirler. Bu nedenle sorgulama yazısı ulaştığında ilk yapılacak iş verilen süreyi tespit etmektir.

Açıklama hangi başlıklarda yapılır?

Üç başlık: imalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması; seçilen teknik çözümler ve kullanılacak avantajlı koşullar; teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü.

Bu sayım sınırlı mı?

Hayır. Kanun “gibi hususlarda” diyerek örnekleme yapar. Bununla birlikte açıklamanın bu başlıklardan biriyle ilişkilendirilmesi değerlendirmeyi kolaylaştırır.

Başlıklar alım türüne göre değişir mi?

Evet, uyarlanır: mal alımında imalat sürecinin, hizmet alımında verilen hizmetin, yapım işinde yapım yönteminin ekonomik olması biçiminde uygulanır.

Açıklama yetersiz bulunursa ne olur?

Teklif reddedilir. Kanun açıktır: açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Açıklama sunmazsam ne olur?

Teklif reddedilir. Süresinde açıklama sunulmaması tek başına ret sebebidir.

Sınır değeri kim belirler?

20/11/2008 tarihli ve 5812 sayılı Kanunla eklenen fıkra uyarınca ihale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır.

Kurumun yetkisi neleri kapsar?

Aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemek.

Ayrıntılar nerede düzenlenmiştir?

Bu yetki uyarınca ayrıntılar Kamu İhale Genel Tebliğinde ve uygulama yönetmeliklerinde düzenlenmiştir. Süreç yalnızca Kanuna değil Tebliğ hükümlerine göre de yürütülür.

Her ihalede açıklama istenir mi?

Hayır. Yaklaşık maliyeti 4734 m.8’de öngörülen eşik değerin yarısına kadar olan ihalelerde idare, dokümanda iki seçenekten birini tercih eder.

İki seçenek nedir?

Birinci seçenekte teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden m.38’e göre açıklama istenir. İkinci seçenekte sınır değerin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilir.

İkinci seçenek tercih edilmişse ne olur?

Sınır değerin altındaki teklif hiçbir açıklama fırsatı verilmeden reddedilir. Bu, isteklinin savunma imkânının bulunmaması demektir.

Hangi seçeneğin uygulandığını nereden öğrenirim?

İdari şartnameden. Teklif öncesinde bu hükmün mutlaka okunması gerekir; ikinci seçenek tercih edilmişse sınır değerin altında teklif vermek doğrudan elenme anlamına gelir.

Mal alımlarında sınır değer hesaplanır mı?

Mal alımlarında sınır değer hesabı öngörülmemiştir; aşırı düşük teklifin belirlenmesi diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre komisyonun takdirine bağlıdır.

Mal alımında sorgulama zorunlu mu?

Hayır, zorunlu değildir. Kanun komisyona takdir yetkisi verir.

Bu takdir sınırsız mı?

Hayır. Kanunun temel ilkelerine uygun ve eşit muamele gözetilerek kullanılmalıdır. Aynı ihalede bazı isteklilere sorgulama yapılıp bazılarına yapılmaması tartışma doğurur.

Açıklamada ne sunulmalı?

Kamu İhale Genel Tebliği uyarınca sorgulamaya konu iş kalemlerine ve gruplarına ilişkin analizler ile bu analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler.

Dayanak belge olarak neler kullanılabilir?

Üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri, çimento ve demir ürünleri için ilan edilmiş üretici fiyat tarifeleri, kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanan birim fiyatlar ile isteklinin kendi üretim ve stok kayıtları gibi belgeler.

Belgelerin şekli önemli mi?

Evet, kritiktir. Fiyat tekliflerinin şekil şartlarına uygun olmaması tek başına açıklamanın yetersiz bulunmasına yol açabilir.

Teknik çözüm veya avantajlı koşul ileri sürersem ne gerekir?

Tebliğ uyarınca belirtilen çözüm, avantajlı koşul ve özgünlük sayesinde elde edilen maliyet avantajının açıklanması gerekir.

Bu ne anlama geliyor?

Açıklamanın iki aşamalı olması gerekir: önce teknik çözümün, avantajlı koşulun veya özgünlüğün ne olduğu, sonra bu sayede elde edilen maliyet avantajının ne kadar olduğu.

“Kendi makine parkımız var” demek yeterli mi?

Hayır. Bunun teklif fiyatına sayısal olarak nasıl yansıdığı gösterilmelidir. Sayısallaştırılmamış avantaj iddiaları değerlendirmede karşılık bulmayabilir.

Açıklamamı hangi bileşenler üzerinden kurmalıyım?

Komisyonun sorgulama yazısında önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler üzerinden. Sorgulanan bileşenlerin dışına çıkan açıklamalar amacına ulaşmayabilir.

Sorgulama yazısı geldiğinde ilk ne yapmalıyım?

Verilen süreyi tespit etmek, sorgulanan bileşenleri tek tek listelemek ve her bileşen için analiz ile dayanak belge planlaması yapmak.

Teklifim reddedilirse ne yapabilirim?

Aşırı düşük değerlendirmesine ilişkin işleme karşı şikâyet ve itirazen şikâyet yolları işletilebilir; süreler kısadır ve gün bazında işler.

Sınır değer nasıl hesaplanır?

Hesaplama esasları Kamu İhale Genel Tebliğinde düzenlenmiştir ve alım türüne göre değişir. Yapım işleri ile hizmet alımlarında sınır değer hesaplanırken kullanılan yöntem ve katsayılar Tebliğde gösterilmiştir.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Kamu ihale mevzuatı ve Kamu İhale Genel Tebliği sık güncellenmektedir; somut ihalede ilan, ihale dokümanı ve işlem tarihinde yürürlükte olan hükümler esas alınmalıdır.