Mal alımı ihalelerinde teklif edilen malın teknik şartnameye uygunluğunu belirlemek için numune, katalog, teknik şartnameye cevap dokümanı ve fotoğraf istenebilir ve/veya demonstrasyon yaptırılabilir (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m.43). 15/6/2024’ten beri yürürlükte olan düzenlemeye göre numunenin ihale tarihinden önce idareye sunulması veya numunesi önceden uygun bulunanların teklif verebilmesi şartı konulamaz; numune bir tutanakla teslim alınır, en az bir adedi idarede muhafaza edilir ve uygun bulunmayan numune için raporda gerekçe yazılması zorunludur. Numune değerlendirmesine itiraz, kesinleşen ihale kararının bildiriminden itibaren on gün içinde idareye şikâyetle yapılır. Dosyanız için Hukukçular Evi’ne 0554 648 37 15 numaralı telefondan ulaşabilirsiniz.
Bu yazının dayanakları. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu m.5, 12, 37, 40, 54, 55 ve 56; Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m.14, 43, 55 ve 60 (m.43, 18/5/2024 tarihli ve 32550 sayılı Resmî Gazete ile başlığıyla birlikte değiştirilmiş, 15/6/2024 tarihinde yürürlüğe girmiştir); Kamu İhalelerine Karşı Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmelik m.6 ve 7; Kamu İhale Genel Tebliği m.16.9 ve 56.6-56.8.
Yazı 20 Ekim 2026 tarihli mevzuat metinlerine göre yeniden hazırlanmıştır. Teknik şartnamenin genel kuralları için idari ve teknik şartname yazımıza bakabilirsiniz.
Dayanak: Mal Alımı Uygulama Yönetmeliği m.43
Numune ve demonstrasyonun düzenlendiği yer, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ve demonstrasyon” başlıklı 43 üncü maddesidir. Madde, 18/5/2024 tarihli ve 32550 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan değişiklikle başlığıyla birlikte yeniden düzenlenmiş ve 15/6/2024 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Hizmet alımı ve yapım işleri uygulama yönetmeliklerinde buna karşılık gelen bir numune hükmü bulunmaz; bu nedenle aşağıdaki kurallar mal alımlarına ilişkindir.
Madde, Kanunun teknik şartnameye ilişkin kurallarıyla birlikte okunur. Teknik kriterler verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olur, rekabeti engelleyici hususlar içermez ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlar; belli bir marka, model, patent, menşe veya ürün belirtilemez (4734 m.12; Mal Yön. m.14). Numune ve demonstrasyon bu kriterlerin uygulanmasını denetleyen araçlardır; teknik şartnamede bulunmayan yeni bir kriter getirmenin yolu değildir.
Beş Araç ve Amaçları
Yönetmeliğe göre teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir ve/veya demonstrasyon yaptırılabilir (m.43/1). Maddenin amaç kaydı sınırlayıcıdır: bu araçlar yalnızca teknik şartnamedeki kriterlere uygunluğun belirlenmesi için istenir.
Uygunluk araçları (Mal Yön. m.43/1)
| Araç | Ne gösterir | Özel kural |
|---|---|---|
| Numune | Malın kendisi; fiziksel nitelikleri | Sunulma aşaması ve değerlendirme yöntemi şartnamede gösterilir; ihale tarihinden önce istenemez |
| Katalog | Üreticinin teknik bilgileri | Teknik şartnameye cevap dokümanı istenirse, özel imalat süreci gerektiren alımlar hariç katalog istenmesi zorunludur |
| Teknik şartnameye cevap dokümanı | İsteklinin her teknik kritere cevabı ve açıklaması | Katalogda bulunmayan kriterler için kanıtlayıcı belge veya açıklama teklifle sunulur |
| Fotoğraf | Malın görünümü | Diğer araçlarla birlikte veya ayrı istenebilir |
| Demonstrasyon | Malın çalışır hâlde gösterilmesi | Numuneye ilişkin usul hükümleri aynen uygulanır (m.43/3) |
Katalog istenen ihalelerde teknik şartnamede teknik kriter olarak düzenlenen ancak katalogda yer almayan hususlara yönelik kanıtlayıcı belge ve/veya açıklamalar teklif kapsamında sunulur (m.43/1). Bu hüküm istekli için bir yükümlülük, idare için de bir sınırdır: katalogda yer almayan bir kriter için ayrıca açıklama sunulmuşsa, değerlendirme bu açıklama da dikkate alınarak yapılmalıdır.
Numune İhale Tarihinden Önce İstenemez
2024 düzenlemesinin en önemli kuralı zamanlamaya ilişkindir. Son başvuru veya ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarih ve saatten önce numune değerlendirmesi yapılarak sadece numunesi uygun görülenlerin başvuruda bulunabileceğine veya teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz (m.43/2-a).
Bu kural, numuneyi bir ön eleme aracına dönüştürmeyi yasaklar. İstekliler önce teklif verir; numune, şartnamede belirlenen aşamada ve şartnamedeki kişilerce sunulur ve teklif değerlendirmesinin bir parçası olarak incelenir. İhale tarihinden önce numune teslimini veya numune onayını teklif vermenin şartı yapan bir idari şartname hükmü, dokümana şikâyet yoluyla düzeltilmesi istenebilecek bir aykırılıktır.
Şartnamede yazılması zorunlu hususlar (Mal Yön. m.43/2-a, c)
| Husus | Açıklama |
|---|---|
| Kalem | Hangi kalem veya kalemler için numune isteneceği |
| Adet | Her kalem için kaç adet numune isteneceği |
| Aşama | Numunenin hangi aşamada sunulacağı (ihale tarihinden önce olamaz) |
| Sunacak kişi | Numunenin kimler tarafından sunulacağı |
| Yöntem | Yönetmelikteki üç değerlendirme yönteminden hangisinin kullanılacağı |
| Diğer hususlar | Teslim yeri, ambalaj ve etiket bilgisi, iade ve benzeri konular |
Teslim, Muhafaza ve Tutanak
Numune sunulması istenen kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesine uygun olup olmadığı ve kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir; Kurul veya yargı kararları üzerine yapılacak yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır (m.43/2-b).
Şartnamede istenen sayıda ve nitelikte numune, şartnamedeki düzenleme çerçevesinde idareye teslim edilir. Teslim edilen numunenin üzerinde ihale bilgileri, numune sunulan kalem bilgileri ve aday veya istekli bilgilerine yer verilir. İdare numuneyi bir tutanakla teslim alır ve talep edilirse tutanağın bir sureti istekliye verilir (m.43/2-ç). Teslim tutanağı, hem numunenin süresinde ve istenen sayıda verildiğinin hem de sonraki bir yeniden değerlendirmede hangi numunenin esas alınacağının belgesidir; istekli suret talep etmeli ve tutanağa seri numarası, adet ve ambalaj durumunun yazılmasını sağlamalıdır.
Değerlendirme Yöntemleri ve Gerekçe
Numune değerlendirmesi, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede düzenlenen üç yöntemden biriyle yapılır (m.43/2-c). Hangi yöntemin uygulanacağı şartnamede seçilir ve komisyon bu seçimle bağlıdır.
Numune değerlendirme yöntemleri (Mal Yön. m.43/2-c)
| Yöntem | Raporu/tutanağı düzenleyen | Kararı veren |
|---|---|---|
| 1 | İhale komisyonu üyelerinin tamamı | İhale komisyonu |
| 2 | İhale komisyonunun uzman üyelerinin tamamı | İhale komisyonu |
| 3 | Uzman üyelerin tamamı ile malı kullanacak personel arasından görevlendirilen kişilerin tamamı | İhale komisyonu |
İdare gerekli gördüğünde değerlendirmenin yapılacağı yer, tarih ve saati isteklilere bildirir. Değerlendirmede numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamedeki teknik kriterlere uygun olup olmadığı kontrol edilir. Numune inceleme raporunda veya tutanağında uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması hâlinde gerekçelere yer verilir. Nihai değerlendirmeyi ihale komisyonu yapar ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verir (m.43/2-d).
Genel Tebliğe göre katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf gibi belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde teklif değerlendirmesinde bu belgelerden ve numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Teknik değerlendirme yapılması öngörülmüyorsa bu durum ihale dokümanında belirtilir ve belgelerin veya numunenin yalnızca teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır (KİGT m.16.9).
Yeterli ve yetersiz gerekçe
| Yetersiz | Yeterli |
|---|---|
| “Teknik şartnameye uygun değildir.” | “Teknik şartnamenin 4.2 maddesinde en az 300 mm istenen uzunluk, numunede 280 mm ölçülmüştür.” |
| “Kalitesi yetersiz bulunmuştur.” | “Şartnamenin 5.1 maddesindeki dayanım testi 3 tekrarda yapılmış, numune ikinci tekrarda kırılmıştır.” |
| Komisyon kararında yalnızca “uygun değil” ifadesi | Raporda ölçüm yöntemi, kullanılan araç ve sonuç; kararda rapora atıf |
Gerekçe, isteklinin işlemi denetleyebilmesinin ve itirazını somut hâle getirebilmesinin ön şartıdır. Yönetmelik uygun bulunmayan numune için gerekçe yazılmasını açıkça zorunlu tuttuğundan gerekçesiz bir “uygun değil” tespiti, tek başına bir usul aykırılığıdır.
Demonstrasyon
Demonstrasyon işlemine yönelik düzenleme ve değerlendirmelerde numuneye ilişkin hükümler esas alınır (m.43/3). Bu nedenle demonstrasyonun hangi kalem için, hangi aşamada ve kim tarafından yapılacağı, hangi yöntemle değerlendirileceği şartnamede gösterilir; ihale tarihinden önce yapılan bir demonstrasyon teklif vermenin şartı olamaz; uygun bulunmama hâlinde raporda gerekçe yazılır ve nihai değerlendirme ihale komisyonu kararında yer alır.
Demonstrasyon, cihazın çalışma koşullarına bağlı olduğundan numuneye göre daha fazla uyuşmazlık doğurur. Ortam, enerji kaynağı, kullanılacak sarf malzemesi, deneme sayısı ve süre şartnamede belirlenmemişse, aynı cihaz farklı koşullarda farklı sonuç verebilir. İstekli, demonstrasyonun yapılacağı yer, tarih ve saatin bildirilmesini istemeli ve tutanağın imzalı bir suretini almalıdır.
İş Ortaklığı ve Konsorsiyum
İş ortaklıklarında ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı, şartnamedeki düzenlemeler çerçevesinde teklif edilen mala ilişkin numune, katalog, teknik şartnameye cevap dokümanı ve fotoğraf sunabilir ve/veya demonstrasyon yapabilir. Konsorsiyumların katılabileceği ihalelerde ise bu düzenleme işin uzmanlık gerektiren kısımları dikkate alınarak her kısım için ayrı ayrı yapılır ve konsorsiyum ortaklarından her biri başvurduğu veya teklif verdiği kısım için istenen yeterlik kriterini sağlamak zorundadır (m.43/4). İş ortaklığı ve konsorsiyumun farkı için iş ortaklığı ve konsorsiyum yazımıza bakabilirsiniz.
Numune ile Belge, Bilgi Eksikliği ve Fiyat Dışı Unsur
Numunenin diğer kurallarla ilişkisi
| Konu | Kural | Dayanak |
|---|---|---|
| Belge eksikliği | Teklif zarfında sunulması istenen belgeler eksikse idarece tamamlatılamaz | Mal Yön. m.55/4 |
| Bilgi eksikliği | Teklifin esasını değiştirmeyen bilgi eksikliği için en az iki iş günü makul süre verilir | Mal Yön. m.55/5 |
| Kalite ve standart işaretleri | Numune istenen ihalelerde malın üzerindeki veya ambalajındaki kalite ve standart işaretlerinin belgenin aslına uygun sureti kabul edileceğine dair dokümanda düzenleme yapılabilir | KİGT m.56.6 |
| Fiyat dışı unsur | Fiyat dışı unsur kullanılan ihalelerde değerlendirme için sunulacak belge ve/veya numune idari şartnamede açıkça belirtilir | Mal Yön. m.60/2 |
| Marka ve model | Numune üzerinden marka veya modele yönelik bir kriter uygulanamaz | 4734 m.12; Mal Yön. m.14/3, 60/4 |
Katalogun teklifte hiç sunulmaması ile katalogda bir bilginin eksik olması farklı sonuçlar doğurur. Birincisi belge eksikliğidir ve tamamlatılamaz; ikincisinde ise teklifin esasını değiştirmemek kaydıyla bilgi eksikliğinin tamamlatılması gündeme gelebilir. Bilgi eksikliği kuralının ayrıntısı için belge ve bilgi eksikliklerinin tamamlatılması yazımıza bakabilirsiniz.
Numune, CE İşareti ve Kalite Belgeleri
Numune, kalite ve standart belgeleriyle birlikte istendiğinde değerlendirme iki katmanlı hâle gelir: belge, ürünün ilgili teknik mevzuata ve standarda uygun üretildiğini; numune ise teklif edilen ürünün teknik şartnamedeki kriterleri karşıladığını gösterir. Genel Tebliğ, ürünlerin teknik mevzuata ve standartlara uygun üretildiğini ve piyasaya arz edildiğini gösteren belgelerin yeterlik kriteri olarak belirlendiği ihalelerde, numune istenmişse malın üzerindeki veya ambalajındaki kalite ve standartlara ilişkin marka, işaret ve etiketlerin de belgenin aslına uygun sureti kabul edilebileceğine dair dokümanda düzenleme yapılabileceğini belirtir (KİGT m.56.6).
CE uygunluk işaretine ilişkin düzenlemelerde ürünün tabi olduğu teknik mevzuat ve taşıdığı riske göre hangi uygunluk değerlendirmesi işlemine tabi olduğu gözetilmeden belge istenmesi Genel Tebliğde sorun kaynağı olarak gösterilmiş ve bu düzenlemelerde ilgili yönetmeliklerin esas alınması istenmiştir (KİGT m.56.7). Kalite ve standarda ilişkin düzenleme yapılırsa istenen belgeler ile bunları düzenleyecek belgelendirme veya uygunluk değerlendirme kuruluşlarının niteliği dokümanda açıkça belirtilir (KİGT m.56.8). Teknik şartnamede ise varsa ulusal standart ve dengi uluslararası standartlara uygunluk aranabilir; yalnızca uluslararası standarda dayanan düzenleme ulusal standardın bulunmaması hâlinde mümkündür (Mal Yön. m.14/2). Numune değerlendirmesi bu çerçeveyi aşarak, dokümanda istenmeyen bir belgenin veya işaretin yokluğuna dayanarak yapılamaz.
Hangi Aşamada İtiraz Edilir?
Numune ve demonstrasyon uyuşmazlıklarında süreler
| Konu | Ne zaman | Dayanak |
|---|---|---|
| Şartnamedeki numune düzenlemesi (ihale öncesi numune, belirsiz yöntem, markaya yönelik kriter) | Dokümanın EKAP’tan indirildiği tarihten itibaren 10 gün; en geç ihale tarihinden 3 iş günü öncesine kadar | 4734 m.55/1-2; Başvuru Yön. m.6, 7/1-b |
| Numunenin uygun bulunmaması veya rakibin numunesinin uygun bulunması | Kesinleşen ihale kararının bildirimini izleyen günden itibaren 10 gün | 4734 m.55/1; Başvuru Yön. m.6/1 |
| İdarenin şikâyet kararı | Bildirimden itibaren 10 gün içinde Kuruma itirazen şikâyet | 4734 m.55, 56 |
Numune değerlendirmesinin sonucu ihale komisyonu kararında yer aldığından, değerlendirmeye karşı başvuru kural olarak kesinleşen ihale kararının bildiriminden sonra yapılır. Şikâyet dilekçesinde numune inceleme raporunun bir sureti istenmeli ve muhafaza edilen numune üzerinden yeniden değerlendirme talep edilmelidir. Pazarlık usulünün (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde şikâyet süresi beş gündür (m.55/1).
Numuneniz reddedildi mi?
Uygun bulunmayan numune için raporda gerekçe yazılması zorunludur ve yeniden değerlendirme idarede muhafaza edilen numune üzerinden yapılır. Şikâyet süresi on gündür.
Örnek 1: İhale Öncesi Numune Şartına Karşı Dokümana Şikâyet
İlk örnekte bir tıbbi sarf malzemesi alımının idari şartnamesinde numunelerin ihale tarihinden önce teslim edileceği ve yalnızca numunesi uygun bulunanların teklif verebileceği düzenlenmiş, değerlendirme yöntemi ise hiç belirtilmemiştir.
[İHALEYİ YAPAN İDARENİN ADI] [BAŞKANLIĞINA / MÜDÜRLÜĞÜNE]
ŞİKÂYET EDEN : [Şirket unvanı] — Vergi Kimlik No: […] — [Adres]
VEKİLİ : Av. [Ad Soyad] — [Baro ve sicil no] — [Adres]
İHALE : [İKN] ihale kayıt numaralı “[alımın adı]” mal alımı ihalesi — İhale tarihi: [tarih]
FARKINA VARMA TARİHİ : İhale dokümanının EKAP hesabımıza giriş yapılarak indirildiği [tarih]
KONU : İdari şartnamenin numuneye ilişkin [madde numarası] maddesinin düzeltilmesi ve ihale tarihinin ertelenmesi talebidir.
AÇIKLAMALAR
İdari şartnamenin [madde numarası] maddesinde, [kalem numaraları] numaralı kalemler için numunelerin ihale tarihinden [gün] gün önce [birim] birimine teslim edileceği, numune incelemesi sonucunda uygun bulunmayan firmaların tekliflerinin açılmayacağı düzenlenmiştir. Aynı maddede numunelerin hangi yöntemle ve kimler tarafından değerlendirileceğine ilişkin bir düzenleme yer almamaktadır.
1. Başvuru süresinde yapılmaktadır (4734 sayılı Kanun m.54, 55; Kamu İhalelerine Karşı Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmelik m.6, 7/1-b)
Doküman [tarih] tarihinde EKAP hesabımıza giriş yapılarak indirilmiştir. Başvurumuz bu tarihten itibaren on gün içinde ve ihale tarihinden üç iş günü önce yapılmaktadır. Şirketimiz ihale konusu ürünlerin tedarikçisidir ve teklif vermeyi planlamaktadır.
2. Numunenin ihale tarihinden önce sunulması ve ön eleme yapılması yasaktır (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m.43/2-a)
Yönetmelik, son başvuru veya ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarihten önce numune değerlendirmesi yapılarak yalnızca numunesi uygun görülenlerin teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamayacağını açıkça hükme bağlamıştır. Şikâyete konu düzenleme bu hükmün yasakladığı her iki durumu da içermektedir. İdare, ön incelemenin ihale sürecini hızlandıracağını ve uygun olmayan ürünlerin baştan elenmesini sağlayacağını ileri sürebilir. Ancak Yönetmelik bu gerekçeyi gözeterek değil, tam da bu tür ön elemeyi önlemek için açık bir yasak koymuştur; numune, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında incelenir.
3. Değerlendirme yöntemi şartnamede gösterilmelidir (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m.43/2-a, 43/2-c)
Yönetmelik, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağının idari şartnamede yer almasını ve değerlendirmenin sayılan üç yöntemden biriyle yapılmasını öngörmektedir. Yöntemin belirtilmemesi, numune inceleme raporunu kimin düzenleyeceğini belirsiz bırakmakta ve isteklilerin değerlendirmeyi denetleme imkânını ortadan kaldırmaktadır.
SONUÇ VE İSTEM : Şikâyetimizin kabulüne, idari şartnamenin [madde numarası] maddesinin numunelerin ihale tarihinden sonra ve tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında sunulacağı şekilde düzeltilmesine, değerlendirme yönteminin Yönetmeliğin 43 üncü maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendindeki yöntemlerden biri olarak belirlenmesine, gerekli düzeltme yapılarak ihale tarihinin 4734 sayılı Kanunun 55 inci maddesi uyarınca ertelenmesine karar verilmesini saygıyla arz ve talep ederiz.
EKLER : İdari şartnamenin ilgili maddesi, EKAP doküman indirme kaydı, vekâletname.
[Tarih]
Şikâyet eden vekili
Av. [Ad Soyad]
Örnek 2: Gerekçesiz “Uygun Değil” Numune Kararına Şikâyet
İkinci örnekte en düşük teklifi veren isteklinin numunesi “teknik şartnameye uygun değildir” ifadesiyle reddedilmiş, rapor şartnamede seçilen yöntemin aksine yalnızca iki komisyon üyesince imzalanmıştır.
[İHALEYİ YAPAN İDARENİN ADI] [BAŞKANLIĞINA / MÜDÜRLÜĞÜNE]
ŞİKÂYET EDEN : [Şirket unvanı] — Vergi Kimlik No: […] — [Adres]
VEKİLİ : Av. [Ad Soyad] — [Baro ve sicil no] — [Adres]
İHALE : [İKN] ihale kayıt numaralı “[alımın adı]” mal alımı ihalesi
BİLDİRİM TARİHİ : Kesinleşen ihale kararının tarafımıza bildirildiği [tarih]
KONU : Numunemizin gerekçesiz olarak uygun bulunmaması nedeniyle teklifimizin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin ihale kararının iptali ve muhafaza edilen numune üzerinden yeniden değerlendirme yapılması talebidir.
AÇIKLAMALAR
Şirketimiz ihalede en düşük teklifi vermiştir. İdari şartnamenin [madde numarası] maddesi uyarınca [kalem] için [adet] adet numune [tarih] tarihli tutanakla teslim edilmiştir. İhale komisyonu kararında numunemizin “teknik şartnameye uygun olmadığı” belirtilerek teklifimiz değerlendirme dışı bırakılmıştır. Talebimiz üzerine verilen numune inceleme raporunda da numunenin teknik şartnamenin hangi maddesine ve hangi yönden aykırı olduğu yazılmamıştır. Şartnamede değerlendirmenin ihale komisyonunun uzman üyelerinin tamamı tarafından yapılacağı belirtilmişken rapor üç uzman üyeden yalnızca ikisi tarafından imzalanmıştır.
1. Başvuru süresinde yapılmaktadır (4734 sayılı Kanun m.54, 55; Kamu İhalelerine Karşı Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmelik m.6/1)
Kesinleşen ihale kararı [tarih] tarihinde bildirilmiş olup başvurumuz bu tarihi izleyen günden itibaren on gün içindedir. Teklifimiz değerlendirmeye alınsaydı ekonomik açıdan en avantajlı teklif şirketimize ait olacaktı.
2. Uygun bulunmayan numune için gerekçe yazılması zorunludur (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m.43/2-d)
Yönetmelik, numune inceleme raporunda numunenin uygunluk durumunun belirtilmesini ve uygun bulunmaması hâlinde gerekçelere yer verilmesini zorunlu kılmaktadır. “Teknik şartnameye uygun değildir” ifadesi bir sonuçtur, gerekçe değildir. Hangi kritere hangi ölçüm veya inceleme sonucunda uyulmadığı gösterilmediği sürece işlem denetlenemez. İdare bu konuda ihale komisyonunun teknik takdir yetkisi bulunduğunu ileri sürebilir. Ne var ki Yönetmelik bu takdirin gerekçeyle kullanılmasını şart koşmuştur; gerekçesi gösterilmeyen bir takdir denetlenemez.
3. Değerlendirme yalnızca teknik şartnamedeki kriterler üzerinden yapılır (4734 sayılı Kanun m.12, 37; Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m.43/1, 43/2-d)
Numune, teklif edilen malın teknik şartnamedeki teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek için istenir ve değerlendirmede numunenin fiziksel nitelikleri ile bu kriterlere uygunluğu kontrol edilir. Numunemiz teknik şartnamenin bütün maddelerini karşılamaktadır. Ekte sunulan karşılaştırma tablosunda her kritere ilişkin ölçüm ve belgeler gösterilmiştir.
4. Rapor şartnamede seçilen yönteme göre düzenlenmelidir (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m.43/2-c)
Yönetmeliğin saydığı yöntemlerin her birinde raporu düzenleyecek kişiler “tamamı” ifadesiyle belirlenmiştir. Şartnamede ikinci yöntem seçildiğinden raporun uzman üyelerin tamamınca düzenlenmesi gerekirken bir uzman üyenin imzası bulunmamaktadır. Bu rapor nihai değerlendirmeye esas alınamaz.
SONUÇ VE İSTEM : Şikâyetimizin kabulüne, ihale kararının iptaline, idarede muhafaza edilen numunemiz üzerinden şartnamede seçilen yönteme uygun olarak ve her teknik kriter yönünden gerekçeli biçimde yeniden değerlendirme yapılmasına, değerlendirmenin yer, tarih ve saatinin tarafımıza bildirilmesine karar verilmesini saygıyla arz ve talep ederiz.
EKLER : Numune teslim tutanağı, numune inceleme raporu, ihale komisyonu kararı ve bildirim yazısı, teknik şartname karşılaştırma tablosu, ürün kataloğu ve test raporları, vekâletname.
[Tarih]
Şikâyet eden vekili
Av. [Ad Soyad]
İdare ve İstekli İçin Kontrol Listesi
Numune ve demonstrasyonda kontrol noktaları
| Taraf | Kontrol | Dayanak |
|---|---|---|
| İdare | Numune ihale tarihinden sonraki bir aşamada mı isteniyor? | Mal Yön. m.43/2-a |
| İdare | Kalem, adet, aşama, sunacak kişi ve değerlendirme yöntemi şartnamede yazılı mı? | Mal Yön. m.43/2-a, c |
| İdare | Teknik şartnameye cevap dokümanı istenmişse katalog da istendi mi? | Mal Yön. m.43/1 |
| İdare | Numune tutanakla teslim alındı ve en az bir adedi muhafaza ediliyor mu? | Mal Yön. m.43/2-b, ç |
| İdare | Uygun bulunmayan numune için raporda gerekçe yazıldı mı; değerlendirme komisyon kararında yer alıyor mu? | Mal Yön. m.43/2-d |
| İstekli | Numune üzerinde ihale, kalem ve istekli bilgileri var mı? | Mal Yön. m.43/2-ç |
| İstekli | Teslim tutanağının sureti alındı mı? | Mal Yön. m.43/2-ç |
| İstekli | Katalogda bulunmayan kriterler için kanıtlayıcı belge veya açıklama teklife eklendi mi? | Mal Yön. m.43/1 |
| İstekli | Olumsuz kararda numune inceleme raporunun sureti istendi mi? | Mal Yön. m.43/2-d |
| İstekli | Kesinleşen karardan sonra 10 günlük şikâyet süresi takvime işlendi mi? | 4734 m.55/1 |
En sık görülen hatalar; numunenin ihale öncesinde istenmesi, değerlendirme yönteminin şartnamede belirtilmemesi, teknik şartnamede bulunmayan bir özelliğin numune üzerinden aranması, gerekçesiz “uygun değil” kararı, muhafaza numunesi ayrılmaması ve teslim tutanağının istekliye verilmemesidir.
Hukukçular Evi Bu Dosyalarda Ne Yapar?
İdareler için numune ve demonstrasyon düzenlemelerinin Yönetmeliğin 2024 hâline uygun yazılmasını, değerlendirme yönteminin seçimini ve gerekçeli numune raporlarını değerlendiriyoruz. İstekliler için ihale öncesi numune şartına karşı dokümana şikâyet, gerekçesiz numune reddine karşı ihale kararına şikâyet, itirazen şikâyet ve iptal davası süreçlerini yürütüyor, muhafaza edilen numune üzerinden yeniden değerlendirme talep ediyoruz. Belgelerinizi 0554 648 37 15 numaralı telefondan veya WhatsApp üzerinden iletebilirsiniz.
İlgili Rehberler
- Kamu İhale Hukuku Rehberi
- İdari ve Teknik Şartname
- İhale Dokümanına İtiraz ve Zeyilname
- Belge ve Bilgi Eksikliklerinin Tamamlatılması
- İhale Dışı ve Değerlendirme Dışı Bırakılma
- Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklif
- Tıbbi Malzeme İhalesinde Teknik Şartname İtirazı
- İş Ortaklığı ve Konsorsiyum
- İtirazen Şikâyet Başvurusu
- İhale Kararına Karşı Dava Yol Haritası
Sıkça Sorulan Sorular
Numune hangi ihalelerde istenebilir?
Mal alımı ihalelerinde; hizmet ve yapım işleri uygulama yönetmeliklerinde buna karşılık gelen bir numune hükmü yoktur (Mal Yön. m.43).
Numune ne amaçla istenir?
Teklif edilen malın teknik şartnamedeki teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla (Mal Yön. m.43/1).
Numune ihale tarihinden önce istenebilir mi?
Hayır. İhale tarihinden önce numune sunulmasına veya numunesi uygun görülenlerin teklif verebileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz (Mal Yön. m.43/2-a).
Şartnamede numuneyle ilgili neler yazmalıdır?
Hangi kalem için kaç adet numune isteneceği, hangi aşamada ve kim tarafından sunulacağı ve hangi yöntemle değerlendirileceği (Mal Yön. m.43/2-a).
Katalog istenmesi zorunlu mudur?
Teknik şartnameye cevap dokümanı istenirse, özel imalat süreci gerektiren alımlar hariç, katalog istenmesi zorunludur (Mal Yön. m.43/1).
Katalogda olmayan özellikler nasıl gösterilir?
Kanıtlayıcı belge ve/veya açıklamalar teklif kapsamında sunulur (Mal Yön. m.43/1).
Numune nasıl teslim edilir?
Üzerinde ihale, kalem ve istekli bilgileri yazılı olarak teslim edilir; idare tutanakla teslim alır ve talep edilirse tutanak sureti verilir (Mal Yön. m.43/2-ç).
İdare numuneyi saklamak zorunda mı?
Evet. En az bir adet numune idarede muhafaza edilir ve yeniden değerlendirme bunun üzerinden yapılır (Mal Yön. m.43/2-b).
Numuneyi kim değerlendirir?
Şartnamede seçilen yönteme göre komisyonun tamamı, uzman üyelerin tamamı veya uzman üyelerle malı kullanacak personel; nihai kararı ihale komisyonu verir (Mal Yön. m.43/2-c, d).
Numune değerlendirmesine katılabilir miyim?
İdare gerekli gördüğünde değerlendirmenin yeri, tarihi ve saati isteklilere bildirilir (Mal Yön. m.43/2-d).
Numune uygun bulunmazsa gerekçe yazılır mı?
Evet. Numune inceleme raporunda uygun bulunmama gerekçelerine yer verilmesi zorunludur (Mal Yön. m.43/2-d).
Demonstrasyon için ayrı kurallar var mı?
Hayır. Demonstrasyonda numuneye ilişkin hükümler esas alınır (Mal Yön. m.43/3).
İş ortaklığında numuneyi kim sunar?
Ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı sunabilir (Mal Yön. m.43/4).
Katalog teklifte hiç sunulmazsa ne olur?
Teklif zarfında sunulması istenen belge eksikse idarece tamamlatılamaz (Mal Yön. m.55/4).
Numune üzerinden fiyat dışı unsur puanlanabilir mi?
Evet; bu durumda sunulacak numune idari şartnamede açıkça belirtilir (Mal Yön. m.60/2).
Numune şartına ne zamana kadar itiraz edilir?
Dokümanın indirildiği tarihten itibaren 10 gün içinde ve en geç ihale tarihinden 3 iş günü öncesine kadar (4734 m.55).
Numune reddine ne zaman itiraz edilir?
Kesinleşen ihale kararının bildirimini izleyen günden itibaren 10 gün içinde idareye şikâyetle (4734 m.55/1).
Numune yalnızca sunulup sunulmadığına bakılarak değerlendirilebilir mi?
Evet, ancak bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi gerekir; aksi hâlde teknik uygunluk değerlendirmesi yapılır (KİGT m.16.9).
Numuneniz reddedildi mi?
Uygun bulunmayan numune için raporda gerekçe yazılması zorunludur ve yeniden değerlendirme idarede muhafaza edilen numune üzerinden yapılır. Şikâyet süresi on gündür.
Şartnamede ihale öncesi numune şartı mı var?
Numunenin ihale tarihinden önce istenmesi Yönetmelikle yasaklanmıştır. İhale tarihinden en az üç iş günü önce başvurun. Telefon: 0554 648 37 15.
İlgili ana rehberler
Kamu İhale Hukuku Rehberi · İhaleden Yasaklama Süreci · Yasaklama ve İptal Davası · Dilekçe Örnekleri · İletişim
