KURGAN Yazısına ve İncelemeye Hazırlık Yazısına Cevap Örneği 2026: VDK Dilekçe ve Bilgi Verme Sistemi’nde Adım Adım Cevap, 12 Soruluk Sahte Belge Kullanma Modülü, Excel Şablonları ve Hazır Cevap Metinleri

Vergi Denetim Kurulu’ndan gelen KURGAN bilgi isteme yazısına veya İncelemeye Hazırlık Yazısı’na verilecek cevap, şirketin bu dosyadaki ilk ve çoğu zaman en önemli savunmasıdır. İdarenin kendi rehberine göre bu cevaplar elektronik olarak imzalanır, sonradan değiştirilemez ve inceleme sürecinde ispat aracı olarak kullanılır. Bu rehber, cevabın teknik ve hukuki yönünü birlikte ele alır: VDK Dilekçe ve Bilgi Verme Sistemi’nde (VDK-DBVS) cevap yazısının adım adım nasıl oluşturulacağı, KURGAN yazısındaki fatura tablosunun nasıl doldurulacağı, İncelemeye Hazırlık Dosyası’ndaki on iki soruluk Sahte Belge Kullanma modülünün her sorusunda ne istendiği ve hangi kast kriterine karşılık geldiği, Excel şablonlarında yüklemenin reddine yol açan biçim hataları, sistemin otomatik çapraz kontrolleri ve savunma, düzeltme ve açıklama için kullanılabilecek hazır cevap metinleri. Anlatım, Vergi Denetim Kurulu’nun yayımladığı İncelemeye Hazırlık Dosyası Rehberi, Sahte Belge Kullanma Modülü Teknik Kılavuzu ve KURGAN Mükellef ve Meslek Mensupları Rehberi esas alınarak hazırlanmıştır.

Önce Doğru Yazıyı Tanıyın: KURGAN Cevabı ile İHD Cevabı Aynı Değildir

İki yazı da Vergi Usul Kanunu’nun bilgi isteme yetkisine dayanır ve ikisine de aynı sistem üzerinden cevap verilir; ancak istenen bilginin kapsamı ve cevabın biçimi farklıdır. KURGAN yazısı, KURGAN Rehberi’nin ifadesiyle VUK m.148’e dayanan ve karşıt inceleme mahiyetinde olan bir bilgi isteme yazısıdır; esas olarak yazıda listelenen faturaların kayıt, indirim ve düzeltme durumunu sorar. İncelemeye Hazırlık Yazısı ise sahte belge kullanma incelemesinden önce, mükelleften bütün bilgi ve belgelerin on iki soruluk standart bir dosya hâlinde istenmesidir. İdarenin açıkladığı ilk uygulamada bu yazılar, satıcısı hakkında sahte belge düzenlendiği tespit edilen alıcılara gönderilmiştir.

Bu farkın pratik sonucu şudur: KURGAN yazısına verilecek cevap kısa olabilir, ancak işlemin gerçekliğine ilişkin çekirdek açıklamayı içermelidir; İncelemeye Hazırlık Dosyası ise bir inceleme dosyasının ta kendisidir ve her sorunun cevabı, ileride vergi müfettişinin raporundaki bir paragrafa dönüşebilir. Hangi yazıyı aldığınızı ve yazı türlerinin hukuki sonuçlarını ayrıntılı olarak KURGAN veya İncelemeye Hazırlık Yazısı Geldi: Şirketler İçin Yol Haritası rehberinde bulabilirsiniz. Cevaba geçmeden önce faturaları düzeltme mi yoksa savunma mı kararının verilmiş olması gerekir; bu karar için düzeltme beyannamesi mi, itiraz mı rehberine bakınız.

Cevap Kanalı: VDK Dilekçe ve Bilgi Verme Sistemi Adım Adım

Vergi Denetim Kurulu’nun yayımladığı kullanım bilgilerine göre VDK Dilekçe ve Bilgi Verme Uygulaması, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 257. maddesinin birinci fıkrasının (4) numaralı bendi ile Vergi İncelemelerinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in 4. maddesinin ikinci fıkrasına dayanılarak geliştirilmiştir ve mükelleflerin bilgi isteme yazılarına cevaplarını imza kullanarak elektronik ortamda iletmelerini sağlar. Sisteme erişim ve cevap süreci şu adımlardan oluşur:

Elektronik imzayla imzalanan cevap yazıları sistem tarafından ilgili birime otomatik olarak iletilir. Cevabın gönderildiği tarih, sürenin hesabı bakımından önem taşıdığından, gönderim sonrası ekranın ve sistemin ürettiği belgelerin saklanması önerilir.

KURGAN Yazısına Cevap: Fatura Tablosu ve Açıklama

Uygulamadaki KURGAN yazılarında, yazı ekinde listelenen her fatura için bir tablo doldurulması istenmektedir. Tabloda faturanın yasal defterlere işlenip işlenmediği, beyannamelerde indirim konusu yapılıp yapılmadığı ve indirim yapıldıysa bu tutarın düzeltme beyannamesiyle indirimden çıkarılıp çıkarılmadığı sorulur. KURGAN Rehberi de yazıların, faturaların defter kayıtlarına alınıp alınmadığı ve beyanlara dahil edilip edilmediği gibi “mutabakat” bilgilerini istediğini, idarenin bu görünümlere merkezi risk analiziyle vakıf olamadığını belirtir.

Tablonun kendisi mekanik bir iştir ve muhasebe kayıtlarından doldurulur. Asıl önemli olan, tablonun yanına yazılan açıklamadır. Yalnızca “kayda alındı, indirildi, düzeltme verilmedi” bilgisiyle bırakılan bir tablo, şirketin işlemin gerçekliği konusunda hiçbir şey söylemediği anlamına gelir. KURGAN Rehberi, mükelleflerin kendi risk değerlendirmelerini kendilerinin yapması gerektiğini vurgular; yalnızca tablodan oluşan bir cevap, bu değerlendirmenin hiç yapılmadığı izlenimini verir. Bu nedenle tablonun yanında, şirketin seçtiği yola uygun, kısa ama belgeye dayanan bir açıklama yer almalıdır. Aşağıdaki iki metin, en sık karşılaşılan iki durum için hazırlanmıştır ve somut olaya göre uyarlanmalıdır.

Cevap örneği 1: Faturalar kayıtta tutuluyor, işlem savunuluyor

Bu metnin her paragrafı, Vergi Denetim Kurulu’nun 18 Nisan 2025 tarihli Genelgesi’ndeki kast kriterlerinden birine karşılık gelir: faaliyetle ilgi, satıcıyı tanıma özeni, sevkiyat, ödeme şekli, ilişkili kişi olmama, sorunlu alımların toplam alışlar içindeki oranı ve fiyat. Bir kriterin karşısına koyacak olgu yoksa o paragraf yazılmamalı, olmayan bir olgu iddia edilmemelidir.

Cevap örneği 2: Faturalar için düzeltme beyannamesi verildi

Düzeltme pişmanlık talepli veya ihtirazi kayıtla verildiyse, cevapta bu durum ve ilgili dilekçenin tarihi ayrıca belirtilmelidir. Pişmanlık talepli beyannameye ihtirazi kayıt konulmasının Danıştay içtihadına göre geçerli sayılmadığı ve ihtirazi kayıtla düzeltme yapan mükelleflerin Bakanlık verilerine göre incelemeye sevk edildiği dikkate alınarak, cevap metnindeki ifadeler seçilen yolla tutarlı olmalıdır.

İncelemeye Hazırlık Dosyası: On İki Soru Tek Tek

İncelemeye Hazırlık Dosyası’nın Sahte Belge Kullanma modülü, Vergi Denetim Kurulu’nun teknik kılavuzunda gösterilen on iki sorudan oluşur. Sorulardan altısı (2, 3, 6, 8, 10 ve 11) idarenin verdiği Excel şablonlarıyla, diğerleri serbest metin, form içi tablo ve belge yüklemesiyle cevaplanır. İdarenin rehberi, soruların 18 Nisan 2025 tarihli Genelge dikkate alınarak hazırlandığını belirtir; bu nedenle aşağıdaki tabloda her sorunun karşısına, Genelgede ilgili olduğu kast kriteri de yazılmıştır. Kriterlerin her birinin ayrıntılı açıklaması için 13 kast kriteri rehberine bakınız.

Kritik sorular: 2, 6, 9, 10 ve 11

Soru 2’deki alış faturaları listesi, dosyanın omurgasıdır; diğer tablolar bu listeyle karşılaştırılır. Teknik kılavuza göre satır sayısı fatura sayısına eşit olmalı, çok kalemli faturalarda kalem adları tek hücrede birleştirilmeli ve tutar sütunlarına faturanın vergi hariç toplamı yazılmalıdır. Kalem tutarlarının toplamı değil, iskonto düşülmüş matrah esas alınır. e-Fatura XML’leri idarede mevcut olduğundan yüklenmez; e-Arşiv faturalar XML, kâğıt faturalar PDF olarak yüklenir.

Soru 6’daki sevkiyat tablosu, savunmanın en çok tartışılacak bölümüdür; çünkü 18 Nisan 2025 Genelgesi sevk ve taşıma irsaliyesini, teslim tesellüm belgesini, plaka takip kayıtlarını ve aracın niteliğini ayrı bir kast kriteri olarak sayar. Kılavuz, irsaliyenin hangi faturaya ait olduğunun irsaliyeden değil faturadan bulunacağını, çünkü ilişkinin faturadaki irsaliye referansıyla kurulduğunu özellikle belirtir. Birden fazla sürücü varsa her biri için ayrı satır açılır; dorse plakası çekici plakasıyla birlikte tek hücrede gösterilir. Plakası kamyonet olan bir aracın tonlarca malı taşıdığı veya irsaliyedeki sürücünün o tarihte başka bir yerde olduğu gibi tutarsızlıklar, idarenin plaka ve otoyol kayıtlarıyla kolayca ortaya çıkarabileceği hususlardır; bu nedenle tablo doldurulmadan önce nakliye kayıtları şirket içinde karşılaştırılmalıdır.

Soru 9’daki stok sorusu, cevap tarihi itibarıyla sorulur ve üç seçenekten biri işaretlenir: tamamı satıldı, tamamı üretime sevk edildi veya karma durum. Karma durumda bir kısmının satıldığı, üretime sevk edildiği veya stokta bulunduğu ayrıca işaretlenir. Seçilen durumun, stok hareket raporu ve satış faturalarıyla desteklenebilmesi gerekir; stokta olduğu söylenen malın yerinde bulunmaması, ilerideki bir saha denetiminde şirketin aleyhine en güçlü delildir.

Soru 10’daki ödeme tablosu satıcı bazında düzenlenir ve sistem, ödenen ile ödenmeyen tutarın toplamının KDV dahil fatura toplamına kuruş düzeyinde eşit olduğunu otomatik denetler. İzin verilen ödeme bilgisi değerleri banka havalesi veya EFT, çek, senet, kredi kartı, nakit, takas veya mahsup, ödenmedi ve diğerdir. Genelge ödeme şeklini ayrı bir kast kriteri saydığı ve fiktif ödeme, iade edilen ödeme, çek ciro silsilesi gibi görünümleri özellikle incelediği için nakit, takas veya “diğer” olarak işaretlenen her satırın açıklamasının Soru 12’de yapılması gerekir.

Soru 11’deki altı işaretleme, dosyanın hukuken en hassas bölümüdür; çünkü şirketin seçtiği yol bu işaretlemelerle kayda geçer. KDV düzeltme beyannamesi verildiyse düzeltme beyannamesi ile S11 tablosu, yüklenilen KDV listesinden çıkarma yapıldıysa nihai liste, kurumlar veya gelir vergisi düzeltmesi yapıldıysa o beyanname yüklenir. Teknik kılavuza göre S11 tablosu S2’nin alt kümesidir ve tutarlar birebir aynı olmalıdır; faturaların tamamı düzeltildiyse tablo doldurulmaz, formdaki ilgili kutu işaretlenir.

Örnek: Soru 1, Soru 5 ve Soru 9 için açıklama metinleri

Örnek: Soru 12 için savunmanın özeti

Soru 12, şirketin savunmasını diğer sorulara dağılmış olgulardan bir araya getirerek anlatabileceği tek yerdir. Örnekteki paragraflar Genelgedeki on üç kriterin büyük bölümünü sırayla karşılar. Somut dosyada desteklenemeyen bir cümle varsa çıkarılmalıdır; özellikle “ödemelerin hiçbir kısmı geri dönmemiştir” gibi kesin ifadeler ancak banka ekstreleriyle doğrulandıktan sonra yazılmalıdır.

Excel Şablonları: Yüklemenin Reddine Yol Açan Biçim Hataları

Teknik kılavuzun çıkış noktası dikkat çekicidir: sahte belge kullanma incelemelerinde mükelleften istenen bilgiler zaten muhasebe programında ve e-Belge arşivinde vardır; sorun bilginin yokluğu değil, Excel’e aktarılırken bozulmasıdır. Kılavuzun temel ilkesi, e-Belge XML’inde bir alan hangi biçimde yazılıysa Excel hücresinde de aynı karakterlerle yer almasıdır; böylece mükellefin gönderdiği tablo ile idaredeki e-Belge verisi karakter düzeyinde karşılaştırılabilir ve eşleşmeyen satırlar otomatik olarak tespit edilir. Bu, biçim hatalarının yalnızca teknik bir sorun olmadığı, eşleşmeyen satır olarak şirketin aleyhine bir görünüm üretebileceği anlamına gelir.

Kılavuzun önerdiği iş akışı şöyledir: şablon cevap formundaki “Örnek Excel Şablonu İndir” düğmesiyle indirilir; veriler muhasebe veya ERP programının dışa aktarma raporundan alınır, ekran görüntüsünden kopyalanmaz; ilgili sütunlar veri aktarılmadan önce Metin biçimine alınır; veri “Özel Yapıştır, Değerler” yöntemiyle aktarılır; yevmiye numarası, hesap kodu ve ödeme bilgisi gibi e-Belge’de bulunmayan alanlar muhasebe kayıtlarından tamamlanır. Dosya adı S<SoruNo>_<VKN>_<Dönem>.xlsx biçiminde verilir. Kılavuz, biçim ayarının veri aktarımından önce yapılmasının zorunlu olduğunu, sonradan yapılan biçim değişikliğinin silinen sıfırları geri getirmediğini ve bozulmuş bir sütunun tek düzeltme yolunun verinin yeniden aktarılması olduğunu özellikle vurgular.

Sistemin Otomatik Çapraz Kontrolleri ve Savunma Bakımından Anlamı

Teknik kılavuz, yükleme sırasında uygulanacak on tutarlılık kontrolünü sayar. Kontrol ihlalleri kural olarak dosyanın reddine değil, mükellefe satır ve kolon numarası gösterilerek geri bildirim yapılmasına yol açar; ödeme dengesi ve iade sınırı ise sert kural olarak tanımlanmıştır. Bu kontroller, idarenin şirketin cevabını hangi açılardan karşılaştıracağını önceden gösterdiği için savunmanın hazırlanmasında yol göstericidir.

Çapraz kontrollerden üretilen bir uyarı, şirketin aleyhine kesin bir tespit değildir; ancak cevaplanmadan bırakılırsa incelemede bir soru işareti olarak kalır. Örneğin teslim tarihinden yedi günden daha uzun süre sonra düzenlenmiş bir fatura, kendi başına işlemin sahte olduğunu göstermez, ama bir usulsüzlük görünümü yaratır ve neden geç düzenlendiği Soru 12’de açıklanmalıdır. Fatura düzenleme süresi ve belge düzeni için belge ve defter düzeni rehberine bakılabilir.

Süre, Ek Süre ve Cevap Verilmezse

VUK m.148, bilgi isteme yazısına cevap için mükellefe münasip bir süre tayin edileceğini öngörür. KURGAN yazılarında süre yazının kendisinde gösterilir; resmî rehber gün sayısı vermez, uygulamada on beş günlük süre öngörülen yazılar meslek kuruluşlarının yazışmalarına yansımıştır. İncelemeye Hazırlık Dosyası’nda ise idarenin rehberine göre süre, istenen bilgi ve belgelerin hazırlanması için gereken zaman dikkate alınarak idare tarafından, inceleme başlamışsa vergi müfettişi tarafından belirlenir ve yeterli hazırlık süresi tanınması gözetilir. Süre yetmeyecekse ek süre talebi, süre dolmadan ve gerekçesi gösterilerek yapılmalıdır. İncelemeye Hazırlık Dosyası, verilen süre ve varsa ek süre dolduğunda herhangi bir ilave işleme gerek kalmaksızın olduğu hâliyle vergi müfettişine aktarılır; yani eksik kalan dosya, eksik hâliyle incelemenin konusu olur.

Cevap verilmemesi hâlinde KURGAN Rehberi, VUK m.355 kapsamında özel usulsüzlük cezası kesilebileceğini hatırlatır. VUK mükerrer m.355’e göre bu ceza için cezanın uygulanacağının ilgiliye yazılı olarak bildirilmiş olması şarttır; ceza kesildikten sonra yeniden verilen sürede de cevap verilmezse ceza bir kat artırılır. Ancak cezadan daha önemli sonuç, şirketin kendi lehine olan olguları kayda geçirme fırsatını kaybetmesidir.

Cevabı Kim İmzalar ve Neden Önemlidir

Vergi Denetim Kurulu’nun kullanım bilgilerine göre tüzel kişi mükelleflerde cevabın geçerli sayılması için imza atacak kişinin yetki belgesinin, yani imza sirkülerinin veya vekâletnamenin sisteme yüklenmesi zorunludur; gerçek kişi mükelleflerde ise yetki belgesi aranmaz. Cevap elektronik imza, mobil imza veya ıslak imza ile imzalanabilir; mali mühür kullanılamaz.

İmzalayan kişinin kim olduğu yalnız usul meselesi değildir. Cevapta yer alan her açıklama, imzalayanın beyanı olarak kayda geçer. Sahte belge kullanma iddiasının ceza boyutunda (VUK m.359) soruşturma, faturanın kayda alınması ve indirim konusu yapılması kararında yetkili olan gerçek kişilere yönelir; bu kişilerin ileride vereceği ifade ile cevap yazısındaki açıklamalar arasında bir çelişki bulunması, savunmayı zayıflatır. Bu nedenle cevabın, şirketin kanuni temsilcisi veya avukatı tarafından, vergi ve ceza boyutu birlikte gözetilerek imzalanması önerilir. Avukatla cevap verilecekse vekâletnamenin yetki belgesi olarak yüklenmesi gerekir.

Cevap Verirken Sık Yapılan Hatalar

Hukukçular Evi Bu Dosyalarda Ne Yapar

Hukukçular Evi Ankara, KURGAN ve İncelemeye Hazırlık yazısı alan şirketler için faturaları tek tek değerlendirir, düzeltme ve savunma kararını vergi ve ceza sonuçlarıyla birlikte ortaya koyar, cevap yazısını ve Soru 1, 5, 7, 9 ve 12 açıklamalarını hazırlar, muhasebe birimiyle birlikte Excel şablonlarının kılavuza uygun doldurulmasını ve çapraz kontrollerden geçmesini sağlar, vekâletnameyle cevabı imzalar ve inceleme, tarhiyat ve gerekirse dava aşamasında şirketi temsil eder. Hizmetin kapsamı, şirket ile yöneticilerin temsili, ilk görüşmeye getirilecek belgeler ve ücretlendirme sahte fatura avukatı sayfasında anlatılmıştır. Dosyanızı değerlendirmek için 0554 648 37 15 numaralı telefondan bize ulaşabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

KURGAN yazısına nereden cevap verilir?

Vergi Denetim Kurulu’nun Dijital Denetim Sistemleri portalındaki VDK Dilekçe ve Bilgi Verme Sistemi’nden, e-Devlet ile giriş yapılarak cevap verilir. Cevap yazısı oluşturulurken vergi kimlik numarası ve yazıdaki on dört haneli sorgu numarası girilir.

Cevap yazısını mali mühürle imzalayabilir miyim?

Hayır. Kurulun kullanım bilgilerine göre mali mühürle imzalama yapılamaz. Elektronik imza, mobil imza veya ıslak imza seçeneği kullanılır; ıslak imzada sistemin ürettiği cevap yazısı indirilip imzalanır, taranır ve yüklenir.

Birden fazla satıcı için tek cevap verebilir miyim?

Hayır. Belgeyi düzenleyen her bir satıcı ve belgenin düzenlendiği her bir yıl için ayrı cevap yazısı oluşturulması gerekir.

Şirket adına cevabı kim imzalamalı?

Tüzel kişilerde cevabın geçerli sayılması için imza atacak kişinin yetki belgesinin (imza sirküleri veya vekâletname) yüklenmesi zorunludur. Cevap şirketin kanuni temsilcisi veya vekâletname ile avukatı tarafından imzalanabilir.

İncelemeye Hazırlık Dosyası’nda kaç soru var?

Sahte Belge Kullanma modülünde on iki soru vardır. Soru 2, 3, 6, 8, 10 ve 11 idarenin Excel şablonlarıyla; diğerleri serbest metin, form içi tablo ve belge yüklemesiyle cevaplanır.

Kendi hazırladığım Excel tablosunu yükleyebilir miyim?

Hayır. Teknik kılavuza göre şablon cevap formundaki düğmeyle indirilmeli, başlık metinleri ve kolon sırası değiştirilmemelidir; mükellefin ayrıca oluşturduğu tablolar kabul edilmez.

e-Fatura XML’lerini de yüklemem gerekir mi?

Hayır. Teknik kılavuza göre e-Fatura ve e-İrsaliye XML’leri idarede mevcut olduğundan yüklenmez. e-Arşiv faturalar XML, kâğıt ortamındaki fatura ve irsaliyeler PDF olarak yüklenir.

Elimde bazı sevk belgeleri yok, ne yapmalıyım?

İdarenin rehberine göre belge yoksa bunun gerekçesinin açıklanması yeterlidir. Eksik belgeyi saklamak veya olmayan bir belgeyi varmış gibi göstermek yerine, neden bulunamadığını ve işlemin gerçekliğini gösteren diğer kayıtları yazmak gerekir.

Gönderdiğim İncelemeye Hazırlık Dosyası’nı sonradan düzeltebilir miyim?

İdarenin rehberine göre dosya gönderildikten sonra değişiklik yapılamaz. Bu nedenle tablolar ve açıklamalar gönderilmeden önce kılavuzun kontrol listesine göre gözden geçirilmeli ve hukuki değerlendirmeden geçirilmelidir.

Cevabımda yazdıklarım bana karşı kullanılabilir mi?

Evet. İdarenin rehberine göre dosyaya yüklenen bilgi ve belgeler bilgi isteme yazılarına verilen cevap niteliğindedir, elektronik olarak imzalanır ve inceleme sürecinde ispat aracı olarak kullanılır. Bu açıklamalar olası bir ceza soruşturmasında da dosyaya girebilir.