Ad Hoc Tahkim Nasıl Yürütülür? Kurallar, Atama ve Mahkeme Desteği

Ad hoc tahkim, bir tahkim kurumunun yönetimi olmaksızın, doğrudan taraflar ve hakem kurulu tarafından yürütülen tahkimdir. Kurumsal tahkimden ucuz ve esnek olması nedeniyle tercih edilir; ancak yönetim yükünün tamamı taraflara ve kurula geçtiği için hatayı affetmez.

Bu rehber ad hoc tahkimin nasıl yürütüleceğini anlatır. Ad hoc ile kurumsal tahkim arasında hangisinin seçileceğini Ad Hoc mu Kurumsal mı?, kurumsal tarafı ise Kurumsal Tahkim: ICC ve ISTAC rehberinde ele alıyoruz.

Ad Hoc’ta Kim Ne Yapar?

Kurumsal tahkimde bir sekretarya vardır: dosya açar, tebligatı yürütür, avansı toplar, hakem ücretini öder, takvimi izler, hakem ataması tıkandığında devreye girer. Ad hoc tahkimde bu işlerin hiçbiri kendiliğinden yapılmaz.

Bu işler üçe dağılır:

• Taraflar — tebligat, belge teatisi, avans yatırma
• Hakem kurulu — takvim yönetimi, usul kararları, duruşma organizasyonu
• Atama mercii ve devlet mahkemesi — tıkanma hâllerinde devreye girer

Ad hoc tahkimin başarısı, bu üçüncü ayağın klozda önceden kurulmuş olmasına bağlıdır.

Kurallar Seçimi: Boşluğu Kim Doldurur?

Ad hoc yargılamada usul boşluğu doldurmayan bir kurum bulunmadığından, uygulanacak kurallar baştan belirlenmelidir. Üç seçenek vardır.

1. Hazır bir kural seti benimsemek

En yaygın ve en güvenli yol budur. UNCITRAL Tahkim Kuralları, tam da ad hoc yargılamalar için tasarlanmış ve dünya genelinde tanınan bir settir. Ayrıntısı UNCITRAL Tahkim Kuralları rehberindedir.

2. Kanunun tamamlayıcı hükümlerine bırakmak

Taraflar kural seti belirlemezse, tahkim yerinin kanunu devreye girer: iç tahkimde HMK m.407 vd., milletlerarası tahkimde MTK. Bu hükümler yargılamayı yürütmeye yeter ancak ayrıntı düzeyi kurum kurallarına göre düşüktür.

3. Kurulun belirlemesi

Taraflar anlaşamazsa hakem kurulu uygun usulü belirler. Bu, en öngörülemez seçenektir; taraflar hangi usulle karşılaşacaklarını kurul teşekkül edene kadar bilemez.

Atama Mercii: Ad Hoc’un En Kritik Kararı

Ad hoc klozda en sık yapılan ve en pahalıya mal olan hata, atama merciinin belirlenmemesidir.

Senaryo şudur: uyuşmazlık çıkar, tahkim talebi gönderilir, karşı taraf hakemini atamaz. Kurumsal tahkimde kurum atar ve süreç yürür. Ad hoc tahkimde ise atacak kimse yoktur; süreç en başta kilitlenir.

Kanuni çözüm: mahkeme

Kanun bu boşluğu doldurur. HMK m.416 uyarınca tek hakem seçilecekse ve taraflar anlaşamazlarsa hakem, taraflardan birinin talebi üzerine mahkeme tarafından seçilir. Üç hakem seçilecekse taraflardan her biri birer hakem seçer, bu iki hakem üçüncüyü belirler; aşamalardan biri işlemezse atama yine mahkemece yapılır.

Milletlerarası tahkimde MTK m.7 aynı işlevi görür: kararlaştırılan usule göre atama yapılamazsa ya da hakem seçimiyle yetkilendirilen üçüncü kişi, kurum veya kuruluş seçimi yapmazsa, seçim taraflardan birinin istemi üzerine asliye hukuk mahkemesince yapılır.

Mahkeme kararı kesindir

Bu, ad hoc tahkimde iki yönlü bir sonuç doğurur. Olumlu yönü: süreç kesin biçimde açılır, karşı taraf itirazla daha fazla geciktiremez. Olumsuz yönü: atanan hakem sizin tercihiniz olmayabilir ve bu karara karşı kanun yoluna başvurulamaz.

Bu nedenle mahkemeye düşmemek, ad hoc tahkimde stratejik bir tercihtir. Klozda bir atama mercii belirlenmesi — bir tahkim kurumu, bir meslek kuruluşu ya da belirli bir sıfata sahip kişi — bu riski baştan kaldırır.

Devlet Mahkemesinin Ad Hoc’a Diğer Destekleri

Ad hoc tahkimin ayakta durmasını sağlayan destekler yalnızca atamayla sınırlı değildir:

• Tahkim yeri belirlenmesi. HMK m.425 uyarınca taraflar veya seçtikleri kurum belirlemezse hakem kurulu olayın özelliklerine göre belirler.
• Delil yardımı. HMK m.432 uyarınca taraflardan biri, hakem veya hakem kurulunun onayı ile delillerin toplanmasında mahkemeden yardım isteyebilir. Milletlerarası tahkimde MTK m.12/B uyarınca kurul asliye hukuk mahkemesinden yardım isteyebilir.
• İhtiyati tedbir. Tahkim anlaşmasının varlığı, mahkemeden geçici koruma istenmesine engel değildir. Kurul henüz teşekkül etmemişse bu yol hayatidir.
• Kararın icrası. Hakem kararı, icra aşamasında devlet gücüne ihtiyaç duyar.

Bu desteklerin ayrıntısı Devlet Mahkemelerinin Tahkime Yardımı rehberindedir.

Sekretarya Boşluğu Nasıl Yönetilir?

Ad hoc tahkimde idari işleri kimin yürüteceği baştan kararlaştırılmazsa, bu yük fiilen hakem kuruluna ya da davacı vekiline kalır. İkisi de sorunludur: kurulun idari işlerle uğraşması yargılamayı yavaşlatır, bir tarafın yürütmesi ise eşitlik algısını zedeler.

Uygulamadaki çözümler:

• Tahkim sekreteri atanması. Kurul, idari işleri yürütmek üzere bir sekreter görevlendirebilir. Sekreterin görev kapsamı ilk toplantıda yazılı olarak sınırlandırılmalıdır; karar verme sürecine katılamaz.
• Bazı kurumların idari hizmet sunması. Kimi tahkim kurumları, tam kurumsal yargılama yürütmeden yalnızca idari destek veya atama mercii hizmeti sunar. Bu, ad hoc esnekliğini korurken boşluğu doldurur.
• Elektronik dosya düzeni. Belge numaralandırma, tebligat teyidi ve takvim takibi için ortak bir düzen ilk toplantıda kararlaştırılmalıdır.

Masraf ve Avans Yönetimi

Kurumsal tahkimde avansı kurum toplar ve hakem ücretini kurum öder. Ad hoc tahkimde bu ilişki doğrudan taraflarla hakemler arasında kurulur ve iki sorun doğurur.

Ücretin doğrudan pazarlığı

Hakem ücreti taraflarla hakemler arasında kararlaştırılır. Bu, taraf ile hakem arasında doğrudan mali ilişki kurulması anlamına gelir ve bağımsızlık algısı bakımından dikkat gerektirir. Ücretin ilk toplantıda yazılı olarak, saatlik veya götürü esasla ve her iki tarafın onayıyla sabitlenmesi yerinde olur.

Avans yatırılmazsa

Taraflardan biri payına düşen avansı yatırmazsa, kurumsal tahkimde kurum ikame mekanizması işletir. Ad hoc tahkimde ise kurul, diğer taraftan tamamlamasını isteyebilir; o da yatırmazsa yargılama durabilir.

Bu riski azaltmak için klozda avansın yatırılmaması hâlinde izlenecek yolun — diğer tarafın tamamlaması ve bu tutarın nihai kararda gider olarak talep edilebilmesi — açıkça düzenlenmesi önerilir.

Tıkanma Senaryoları ve Çözümleri

Ad Hoc Yargılamanın Tipik Akışı

Kurumsal tahkimde akış kurum kurallarıyla belirlidir. Ad hoc tahkimde ise takvimi kurul kurar ve taraflar önerir. Uygulamada oturmuş akış şudur:

1. Tahkim talebi. Davacı, karşı tarafa tahkime başvurduğunu bildirir. Talepte uyuşmazlığın özeti, dayanılan kloz, hakem adayı ve karşı tarafa tanınan atama süresi yer almalıdır.
2. Cevap ve karşı atama. Karşı taraf kendi hakemini bildirir. Süre içinde bildirmezse atama mercii veya mahkeme devreye girer.
3. Üçüncü hakemin seçimi. Taraf hakemleri başhakemi belirler.
4. İlk toplantı. Kurul teşekkül eder, usul takvimi ve ücret esasları kararlaştırılır. HMK m.427 uyarınca üç hakemli yargılamada bir yıllık süre bu tutanağın tarihinden işlemeye başlar.
5. Dilekçe teatisi ve belge sunumu.
6. Tanık ve uzman raporları.
7. Duruşma.
8. Kapanış beyanları ve karar.

Tahkim talebinin eksiksiz düzenlenmesi ad hoc tahkimde ayrıca önemlidir: karşı tarafın atama süresini işleten belge budur. Süre başlatılmamışsa, sonradan mahkemeye başvurulduğunda “usulüne uygun talep yapılmamıştı” itirazıyla karşılaşılabilir.

Ad Hoc Tahkimde Gizlilik

Yaygın kanının aksine, tahkimin gizli olması kendiliğinden gelen bir sonuç değildir. Kurumsal tahkimde kurum kuralları çoğu zaman bir gizlilik çerçevesi içerir; ad hoc tahkimde böyle bir çerçeve yoktur.

Bu nedenle ad hoc yargılamada gizlilik, taraflarca ayrıca kararlaştırılmalıdır. Düzenlenmesi gereken hususlar: yargılamanın varlığının açıklanıp açıklanamayacağı, sunulan belgelerin tahkim dışında kullanılıp kullanılamayacağı, kararın üçüncü kişilerle paylaşılıp paylaşılamayacağı ve gizlilik yükümlülüğünün süresi.

Uygulamada bu, ilk toplantı tutanağına eklenen bir gizlilik protokolüyle çözülür. Klozda da öngörülebilir; ancak ayrıntı ilk toplantıya bırakılması daha esnek bir yol sağlar.

Ne Zaman Ad Hoc Tercih Edilmeli?

Ad hoc tahkim, aşağıdaki koşullar bir arada bulunduğunda gerçekten avantajlıdır:

• Taraflar arasında asgari işbirliği beklentisi varsa. Uzun süreli ve devam eden bir ticari ilişki, tarafların usul konularında anlaşmasını kolaylaştırır.
• Her iki taraf da tahkim tecrübesine sahipse. Deneyimsiz bir tarafın bulunduğu ad hoc yargılama, usul tartışmalarıyla tıkanmaya açıktır.
• Uyuşmazlık değeri kurum ücretini karşılamayacak kadar düşükse. Kurum ücreti tasarrufu burada anlamlıdır.
• Kloz özenle yazılmışsa. Özellikle atama mercii belirlenmişse.
• Devletin taraf olduğu ilişkilerde. Yatırım uyuşmazlıklarında ad hoc yargılama yerleşik bir pratiktir.

Buna karşılık taraflardan biri süreci geciktirmek istiyorsa, ad hoc tahkim bunu kolaylaştırır. Husumetin yüksek olduğu ilişkilerde kurumsal tahkimin sağladığı otomatik mekanizmalar, ödenen kurum ücretinden çok daha değerli olabilir.

Ad Hoc Kloz İçin Asgari Yedi Unsur

1. Tahkim iradesi — kesin ve açık ifade
2. Uygulanacak kurallar — hazır bir set benimsenmesi tavsiye edilir
3. Atama mercii — ad hoc’ta ihtiyari değil, fiilen zorunlu
4. Hakem sayısı — yazılmazsa HMK m.415 uyarınca üç hakem olur
5. Tahkim yeri — şehir düzeyinde
6. Tahkim dili
7. Süre ve avans — HMK m.427 süresinin uzatılması ve avans yatırılmaması hâli

Bu yedi maddeden yalnızca üçüncüsünün atlanması bile, uyuşmazlık çıktığında aylarca süren bir atama tıkanmasına yol açabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Ad hoc tahkim nedir?

Bir tahkim kurumunun yönetimi olmaksızın doğrudan taraflar ve hakem kurulu tarafından yürütülen tahkimdir.

Ad hoc tahkimde hangi kurallar uygulanır?

Taraflar hazır bir kural seti benimseyebilir, kanunun tamamlayıcı hükümlerine bırakabilir ya da kurul uygun usulü belirler.

Kural seti belirlemezsem ne olur?

Tahkim yerinin kanunu devreye girer: iç tahkimde HMK m.407 vd., milletlerarası tahkimde MTK hükümleri uygulanır.

Atama mercii neden bu kadar önemli?

Karşı taraf hakemini atamazsa ad hoc tahkimde atayacak kimse yoktur ve süreç en başta kilitlenir.

Atama tıkanırsa kanuni çözüm nedir?

HMK m.416 uyarınca mahkeme atar. Milletlerarası tahkimde MTK m.7 uyarınca asliye hukuk mahkemesince yapılır.

Mahkemenin atama kararına itiraz edilebilir mi?

Hayır. HMK m.416 kapsamındaki kararlara karşı kanun yoluna başvurulamaz; MTK m.7 kapsamındaki kararlar da kesindir.

Hakem sayısını yazmazsam ne olur?

HMK m.415 uyarınca üç hakem seçilir; bu, küçük uyuşmazlıklarda maliyeti orantısız hâle getirebilir.

Ad hoc tahkimde tahkim yeri kim belirler?

HMK m.425 uyarınca taraflar veya seçtikleri kurum belirler; anlaşma yoksa hakem kurulu olayın özelliklerine göre belirler.

Üçüncü kişideki belgeye nasıl ulaşılır?

HMK m.432 uyarınca kurul onayıyla mahkemeden yardım istenebilir; MTK m.12/B uyarınca kurul asliye hukuk mahkemesinden yardım isteyebilir.

Ad hoc tahkimde sekretarya işlerini kim yapar?

Baştan kararlaştırılmazsa fiilen kurula veya bir taraf vekiline kalır. Kurul bir tahkim sekreteri görevlendirebilir.

Tahkim sekreteri karar sürecine katılabilir mi?

Hayır. Görev kapsamı ilk toplantıda yazılı olarak sınırlandırılmalı ve karar verme sürecinin dışında tutulmalıdır.

Hakem ücreti nasıl belirlenir?

Taraflarla hakemler arasında doğrudan kararlaştırılır. İlk toplantıda yazılı ve her iki tarafın onayıyla sabitlenmesi yerinde olur.

Karşı taraf avansı yatırmazsa ne olur?

Kurul diğer taraftan tamamlamasını isteyebilir; yatırılmazsa yargılama durabilir. Klozda bu ihtimalin düzenlenmesi önerilir.

Ad hoc kloz için asgari neler yazılmalı?

Tahkim iradesi, uygulanacak kurallar, atama mercii, hakem sayısı, tahkim yeri, dil ile süre ve avans düzeni.