Pazarlık Usulü İhale: Hangi Hâllerde Uygulanır, İlanlı-İlansız Ayrımı Nasıl İşler?

Pazarlık usulü, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 18 inci maddesinde sayılan üç ihale usulünden biridir. Doğrudan teminden farkı budur: pazarlık bir ihaledir. Ancak 21 inci madde, bentleri iki ayrı gruba böler ve her grup tamamen farklı bir süreç izler.

1) Maddedeki Altı Hâl

Birinci satır bir başarısız ihale sonrası devreye girer; kendiliğinden seçilebilecek bir yol değildir.

Beşinci satırdaki ölçüt teknik değil belirlenememe hâlidir: idare, ihtiyacını gerekli netlikte tarif edemiyorsa bu bende başvurulur.

Altıncı satır ise tek parasal bentdir ve ayrı bir sınır rejimine tabidir.

(b) bendi 2018’de genişletildi

Bent, başlangıçtaki hâlinden daha geniştir. 16/5/2018 tarihli ve 7144 sayılı Kanunla eklenen ibare ile “idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması” hâli de kapsama alınmıştır.

Dört alt hâlin tamamında ortak şart aynıdır: ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması.

Bu nedenle bende dayanan bir dosyada gösterilmesi gereken şey olayın kendisi değil, ivediliğin zorunluluğudur.

2) İki Grup, İki Farklı Süreç

Maddenin en önemli özelliği bentlerin iki gruba ayrılmasıdır. Bu ayrım, Kurumun tip idarî şartnamelerinde de ayrı ayrı düzenlenmiştir.

Birinci grup hız için, ikinci grup belirsizlik için tasarlanmıştır.

Bu nedenle yanlış gruba dayanan bir kurgu, sürecin tamamını sakatlar. İhale dışı bir yöntem olan doğrudan temin ile karşılaştırması için incelememize bakabilirsiniz.

3) Birinci Grup: (b), (c) ve (f)

İkinci satır bu grubun rekabet güvencesidir: ilan yapılmasa bile en az üç istekli davet edilir.

Üçüncü satır ise süreci tek aşamaya indirir: yeterlik ve fiyat aynı anda sunulur.

Bu yapı, birinci grubun neden hızlı olduğunu açıklar; ayrı bir teknik görüşme turu bulunmaz.

Sözleşme ve kesin teminat muafiyeti

(b), (c) ve (f) bendi kapsamında yapılan mal alımlarında, malın sözleşme yapma süresi içinde teslim edilmesi ve bunun idarece uygun bulunması hâlinde, sözleşme yapılması ve kesin teminat alınması zorunlu değildir.

İkinci satır kapsamı daraltır: muafiyet hizmet ve yapım işlerine uygulanmaz.

Üçüncü satırdaki süre kritik bir sınırdır; teslim sözleşme yapma süresi içinde gerçekleşmelidir.

Bu hüküm 4964 sayılı Kanunla eklenmiş, 5812 sayılı Kanunla bugünkü hâlini almıştır.

4) İkinci Grup: (a), (d) ve (e)

Bu grupta süreç üç aşamalıdır ve fiyat en sona bırakılır.

Birinci satırdaki “fiyatı içermeyen ilk teklif”, bu usulün ayırt edici unsurudur.

İkinci satır ise bir çoğulluk güvencesi taşır: komisyon her bir istekli ile ayrı ayrı görüşür.

Üçüncü satır sürecin mantığını tamamlar: teknik şartname görüşmeler sonucunda netleşir, fiyat ondan sonra istenir.

Neden fiyat sonra?

Üç bendin ortak noktası aynıdır: ne alınacağı baştan yeterince belli değildir.

Fiyatın önce istenmesi, tanımlanmamış bir iş için teklif alınması anlamına gelirdi; madde bu nedenle sıralamayı tersine çevirmiştir.

5) Son Yazılı Fiyat Teklifi

Bu madde kapsamında yapılacak ihalelerde, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri alınarak ihale sonuçlandırılır.

İkinci satır pazarlık usulünün temel kuralıdır: son teklif ilk teklifin üzerine çıkamaz.

Dolayısıyla pazarlık, fiyatın yalnızca aşağı yönde hareket edebildiği bir süreçtir.

Birinci satır ise kapsamı geniş tutar: kural her iki grup için de işler.

6) Parasal Limit ve Yıllık Tavan

(f) bendi, yaklaşık maliyeti belirli bir tutara kadar olan alımlar için pazarlık usulüne imkân tanır. Ancak bu imkân sınırsız değildir.

Kurulun uygun görüşü olmadıkça, Kanunun 21 inci maddesinin (f) bendi ve 22 nci maddesinin (d) bendinde yer alan parasal limitler dâhilinde yapılacak harcamaların yıllık toplamı, idarelerin bütçelerine konulacak ödeneklerinin yüzde onunu aşamaz.

Birinci satır çok önemlidir: tavan, pazarlık ve doğrudan temin harcamalarını birlikte hesaplar.

Bu nedenle bir idarenin doğrudan temin kullanımı, pazarlık usulündeki hareket alanını da daraltır.

Dördüncü satır ise tavanın aşılmasını bir ön izne bağlar.

7) Dört Yolun Karşılaştırması

Birinci satır tablonun anahtarıdır: ilk üç sütun ihale, dördüncü sütun ihale dışı bir yöntemdir.

Altıncı satır pazarlığı diğer iki ihale usulünden ayırır: teknik görüşme yalnızca (a), (d) ve (e) bentlerinde yapılır.

Beşinci satırdaki “kural olarak” kaydı, pazarlıkta belirli mal alımları bakımından kesin teminat muafiyeti bulunmasından kaynaklanır.

Hangi durumda hangisi?

Üçüncü ve dördüncü satır aynı maddeye dayanmakla birlikte tamamen farklı süreçler işletir.

Beşinci satır ise Kanunun ihale usulleri dışında kalan yolunu gösterir.

8) İhaleye Çıkmanın Ön Şartları

Uygulama yönetmelikleri, pazarlık usulü dâhil bütün ihaleler için iki ön şart öngörür.

Açık ihale usulü ve pazarlık usulü ile yapılacak ihalelerde ihale dokümanı, belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılacak ihalelerde ön yeterlik ve ihale dokümanı hazırlanmadan ihale veya ön yeterlik ilanı ya da davet yapılamaz.

Üçüncü satır önemlidir: ilan zorunlu olmasa bile davet de doküman hazırlanmadan yapılamaz.

Bu nedenle ivedilik gerekçesiyle davet gönderilen bir pazarlıkta dahi, dokümanın önceden hazır olması gerekir.

Ödenek şartı

Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz. Ancak ertesi malî yılda gerçekleştirilecek süreklilik arz eden hizmet alımları için bir önceki malî yıl sona ermeden ihaleye çıkılabilir.

İkinci satırdaki istisna dar tutulmuştur; mal ve yapım işleri bu kapsamda sayılmaz.

Üçüncü satır ise hizmetin kesintisiz sürmesini sağlamaya yöneliktir.

9) Tip İdarî Şartnameler

Kurum, maddedeki ikili yapıyı ayrı tip şartnamelerle somutlaştırmıştır.

Bu ayrım, iki grubun yalnızca teorik değil belge düzeyinde de farklı olduğunu gösterir.

Dolayısıyla dosyada kullanılan tip şartname, dayanılan bendin doğru seçilip seçilmediğini de ele verir.

Yanlış tip şartname kullanımı, tek başına bir usul itirazı doğurabilir.

10) Bent Bazlı Gerekçelendirme

İkinci satır en çok denetlenen bendir: olayın gerçekleşmiş olması yetmez, ivediliğin ihaleyi zorunlu kıldığı gösterilmelidir.

Beşinci satırdaki gerekçe bir eksiklik beyanıdır: idare, ihtiyacını yeterince tarif edemediğini kabul eder.

Altıncı satır ise tamamen sayısal bir tespittir ve yaklaşık maliyet hesabına dayanır.

Gerekçenin zayıf olduğu hâller

Birinci satır klasik denetim bulgusudur: planlama eksikliğinden doğan aciliyet, maddedeki ivedilik kavramıyla aynı şey değildir.

Üçüncü satır ise (e) bendinin sınırıdır: teknik şartname netleştirilebiliyorsa, işin karmaşık olması tek başına yeterli olmaz.

11) Başvuru Yolları: Üç Rejimin Karşılaştırması

Kanunun alım yollarını ayırması, hak arama bakımından da farklı sonuçlar doğurur.

Birinci satır pazarlığın en önemli avantajıdır: bir ihale usulü olduğundan, ihalelere yönelik başvuru yolları kapalı değildir.

İkinci satır ise Ek 2 nci maddenin açık hükmüne dayanır; orada uygulanmayacak maddeler tek tek sayılmıştır.

Üçüncü satır, doğrudan teminin 18 inci maddede sayılmamasının doğal sonucudur.

Pazarlıkta itiraz edilebilecekler

• Bent seçiminin hatalı olması,
• İvedilik gerekçesinin somutlaştırılmaması,
• İlansız hâlde davet sayısının yetersizliği,
• Teklif sırasının yanlış kurgulanması,
• Son teklifin ilk teklifi aşması,
• Yeterlik değerlendirmesi,
• Yaklaşık maliyet ve limit hesabı.

Üçüncü madde ilansız pazarlığın tek rekabet güvencesine dayanır ve doğrudan madde metninden okunur.

Beşinci madde ise sayısal bir itirazdır ve tutanaklardan kolayca ispatlanır.

12) İstekli Tarafı

İkinci satırdaki süreç, isteklinin teknik kapasitesini öne çıkarır; fiyat rekabeti sonraya kalır.

Bu nedenle ikinci grupta hazırlık, fiyat kurgusundan çok çözüm önerisine yoğunlaşmalıdır.

Teklif hazırlarken

Üçüncü satır isteklinin en kritik kararıdır: ilk fiyat teklifi, sonraki turda aşılamayacak bir üst sınır oluşturur.

Dolayısıyla ilk fiyatı gereğinden düşük vermek, pazarlık payını tüketir.

13) Mevzuat Haritası

Altıncı ve yedinci satır birlikte okunmalıdır; bu iki madde uygulamada en çok karıştırılan yollardır.

Dokuzuncu ve onuncu satır ise maddenin bugünkü hâlinin kademeli değişikliklerle oluştuğunu gösterir.

Sayıların tamamı bir arada

Üçüncü satır ilansız pazarlığın tek sayısal güvencesidir.

Beşinci satır ise pazarlık ve doğrudan temini aynı hesapta birleştirir.

Tek cümlelik özet

Pazarlık usulünde her şey iki soruya bağlıdır: hangi bent ve dolayısıyla hangi grup?

Bu iki cevap; ilan yapılıp yapılmayacağını, fiyatın ne zaman isteneceğini ve sözleşmenin zorunlu olup olmadığını tümüyle değiştirir.

14) Maddenin Kelime Kelime Okunması (m.21)

Birinci satır bu yazının çıkış noktasıdır ve pazarlığı doğrudan teminden ayıran tek cümledir.

Beşinci satır sıkça atlanır: (d) bendi iki şartı birlikte arar — Ar-Ge ihtiyacı ve seri üretime konu olmama.

Yedinci satır ise pazarlığın ticari mantığını belirler ve istekli tarafında ilk teklif kararını kritik hâle getirir.

“İvedi” ile “acil” aynı şey mi?

Üçüncü satır ölçütün usule ilişkin olduğunu gösterir: zorunlu olan, ihtiyacın karşılanması değil ihalenin ivedi yapılmasıdır.

Bu nedenle gerekçe, normal usulle yetişilemeyeceğini somut olarak ortaya koymalıdır.

15) Üç Senaryo

Birinci satır şaşırtıcı gelebilir: teklif çıkmaması hâli ivedi gruba değil, teknik görüşmeli gruba girer.

Bunun mantığı açıktır: teklif çıkmamışsa sorun genellikle koşullardadır ve bu koşullar görüşülerek gözden geçirilir.

Üçüncü satırda ise iki şart birlikte aranır; iş hem Ar-Ge gerektirmeli hem seri üretime konu olmamalıdır.

Yanlış bent seçiminin sonucu

İkinci satır en yaygın hatadır ve ihalenin iptalini gerektirebilecek bir usul sakatlığı doğurur.

Dördüncü satır ise sayısal bir denetimdir: yaklaşık maliyet limiti aşıyorsa (f) bendine dayanılamaz.

16) Kapanış

Üçüncü satır bu yazının en pratik uyarısıdır: grubu belirlemeden atılan hiçbir adım güvenli değildir.

Beşinci satır ise istekli tarafının en önemli ticari kararıdır ve madde metninden doğrudan okunur.

Tek cümlelik özet

Pazarlık usulü, ihaleden vazgeçmek değil ihaleyi duruma uyarlamaktır.

Bu nedenle hafifletilen şey rekabet değil, yalnızca sıra ve şekildir: ilan yerine davet, önce fiyat yerine önce teknik.

17) Temel İlkelerle İlişkisi (m.5)

Pazarlık usulünün şekil bakımından esnek olması, Kanunun temel ilkelerinden muaf olduğu anlamına gelmez.

İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

Birinci satır anahtar bağlantıdır: ilan kaldırıldığında rekabet ilkesinin karşılığı asgarî davet sayısıdır.

İkinci satır teknik görüşmeli grupta önem taşır; görüşmenin tek istekliyle yapılması eşit muamele ilkesine aykırılık oluşturur.

Beşinci satır ise fiyatın yalnızca aşağı hareket edebilmesinin gerekçesini açıklar.

İlke ihlali olarak itiraz

Bu üç aykırılık hem madde metnine hem temel ilkelere dayandırılabildiğinden, itiraz dilekçesinde ikili bir zemin oluşturur.

Uygulamada en isabetli kurgu, itirazı önce m.21 metnine dayandırıp m.5 ilkelerini destekleyici argüman olarak kullanmaktır.

18) Sık Yapılan Sekiz Hata

• İki grubu karıştırmak. Süreçleri tamamen farklıdır.
• İlansız hâlde davet etmemek. En az üç istekli aranır.
• Fiyatı baştan istemek. (a), (d), (e)’de ilk teklif fiyatsızdır.
• Son teklifi yükseltmek. İlk teklifi aşamaz.
• Muafiyeti hizmete uygulamak. Yalnızca mal alımlarıdır.
• İvediliği gerekçelendirmemek. (b) ve (c) bunu arar.
• Tavanı ayrı hesaplamak. m.21/(f) ile m.22/(d) birliktedir.
• Eski tutara güvenmek. Limitler her yıl değişir.

19) Kontrol Listesi

• Hangi bende dayanıldığını belirleyin.
• Grubu tespit edin.
• İvedilik gerekçesini belgeleyin.
• Davet sayısını kontrol edin.
• Teklif sırasını doğru kurgulayın.
• Son teklif sınırını uygulayın.
• Yıllık tavanı izleyin.
• Limiti güncel tebliğle hesaplayın.

İlgili incelemelerimiz: doğrudan temin (4734 m.22), çerçeve anlaşma (4734 Ek m.2) ve yerli istekli ve yerli malı avantajı (4734 m.63).

Sıkça Sorulan Sorular

Pazarlık usulü bir ihale usulü müdür?

Evet. 4734 sayılı Kanunun 18 inci maddesinde sayılan üç ihale usulünden biridir. Doğrudan teminden farkı budur.

Pazarlık usulü hangi hâllerde uygulanır?

21 inci maddede altı bent hâlinde sayılmıştır: teklif çıkmaması, ivedilik gerektiren afet ve benzeri hâller, savunma ve güvenlik, araştırma-geliştirme gerektiren işler, özgün ve karmaşık işler ve belirli parasal limit altındaki alımlar.

(a) bendi ne zaman işler?

Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması hâlinde.

(b) bendi neleri kapsar?

Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen hâller, yapım tekniği açısından özellik arz eden hâller, yapı veya can ve mal güvenliği açısından idarece belirlenen ivedilik hâlleri ve idare tarafından önceden öngörülemeyen olaylar.

(b) bendi sonradan genişletildi mi?

Evet. 16/5/2018 tarihli ve 7144 sayılı Kanunla eklenen ibare ile “idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması” hâli de kapsama alınmıştır.

(b) ve (c) bentlerinde ortak şart nedir?

İhalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması. Dosyada gösterilmesi gereken şey olayın kendisi değil, ivediliğin zorunluluğudur.

(d) bendi hangi işler için?

İhalenin araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması hâlinde.

(e) bendinin ölçütü nedir?

İşin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi.

(f) bendi nedir?

İdarelerin yaklaşık maliyeti belirli bir tutara kadar olan mamul mal, malzeme veya hizmet alımları.

Bentler nasıl gruplanır?

İki gruba ayrılır: (b), (c) ve (f) ilansız ve davetli süreci, (a), (d) ve (e) ise teknik görüşmeli süreci izler. Kurumun tip idarî şartnameleri de bu ayrıma göre düzenlenmiştir.

Bu ayrım neden önemli?

Birinci grup hız için, ikinci grup belirsizlik için tasarlanmıştır; yanlış gruba dayanan kurgu sürecin tamamını sakatlar.

(b), (c) ve (f) bentlerinde ilan zorunlu mu?

Hayır. Bu hâllerde ilan yapılması zorunlu değildir.

İlan yapılmıyorsa rekabet nasıl sağlanır?

İlan yapılmayan hâllerde en az üç istekli davet edilerek yeterlik belgelerini ve fiyat tekliflerini birlikte vermeleri istenir.

Bu grupta kaç aşama var?

Tek aşama; yeterlik ve fiyat aynı anda sunulur.

(a), (d) ve (e) bentlerinde süreç nasıl işler?

Üç aşamalıdır: yeterliği tespit edilen istekliler fiyatı içermeyen ilk tekliflerini sunar, ihale komisyonu her bir istekli ile ayrı ayrı görüşür, sonra netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat teklifleri istenir.

İlk teklifte fiyat verilir mi?

Hayır. Bu grupta ilk teklif, işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlara ilişkindir ve fiyat içermez.

Komisyon kimlerle görüşür?

Her bir istekli ile ayrı ayrı.

Neden fiyat sonra isteniyor?

Bu üç bentte ne alınacağı baştan yeterince belli değildir; tanımlanmamış bir iş için fiyat istemek anlamlı olmayacağından sıralama tersine çevrilmiştir.

Son yazılı fiyat teklifi nedir?

Madde kapsamındaki ihalelerde, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri alınarak ihale sonuçlandırılır.

Son teklif ilk tekliften yüksek olabilir mi?

Hayır. Madde “ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere” der; fiyat yalnızca aşağı yönde hareket edebilir.

Bu kural hangi bentlerde uygulanır?

Madde “bu madde kapsamında yapılacak ihalelerde” dediğinden her iki grup için de işler.

Sözleşme yapılması zorunlu mu?

(b), (c) ve (f) bendi kapsamında yapılan mal alımlarında, malın sözleşme yapma süresi içinde teslim edilmesi ve bunun idarece uygun bulunması hâlinde sözleşme yapılması ve kesin teminat alınması zorunlu değildir.

Bu muafiyet hizmet alımlarında da geçerli mi?

Hayır. Hüküm yalnızca mal alımlarına ilişkindir.

Teslim ne zamana kadar yapılmalı?

Sözleşme yapma süresi içinde.

Bu hüküm ne zaman eklendi?

4964 sayılı Kanunla eklenmiş, 5812 sayılı Kanunla bugünkü hâlini almıştır.

(f) bendinin yıllık bir sınırı var mı?

Evet. Kurulun uygun görüşü olmadıkça, 21 inci maddenin (f) bendi ve 22 nci maddenin (d) bendindeki parasal limitler dahilinde yapılacak harcamaların yıllık toplamı, idarelerin bütçelerine konulacak ödeneklerinin yüzde onunu aşamaz.

Tavan sadece pazarlık için mi hesaplanır?

Hayır. Tavan, pazarlık usulü (f) bendi ile doğrudan temin (d) bendi harcamalarını birlikte hesaplar.

Bunun pratik sonucu nedir?

Bir idarenin doğrudan temin kullanımı, pazarlık usulündeki hareket alanını da daraltır.

(f) bendindeki tutar kanunda sabit mi?

Hayır. Bu tutar, 22 nci maddenin (d) bendindeki limitlerle birlikte Kamu İhale Kurumu tebliğleriyle her yıl güncellenir; ihale tarihinde yürürlükte olan tebliğ esas alınmalıdır.

En sık yapılan hata nedir?

İki grubu karıştırmak ve ilansız hâllerde en az üç istekli davet etme şartını atlamak.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Kamu ihale mevzuatı ve Kamu İhale Genel Tebliği sık güncellenmektedir; somut ihalede ilan, ihale dokümanı ve işlem tarihinde yürürlükte olan hükümler esas alınmalıdır.